3 Giorni alla settimanaMeno è Meglio

3 Giorni alla settimana

Meno è meglio

Stiamo lavorando per riabilitare un 27 distale ad un paziente che apre la bocca come la fessura di un salvadanaio. La difficoltà dell’intervento è dovuta alla mancata cooperazione da parte del paziente, ennesimo APRAAA... Quando si affaccia l’assistente sulla porta: “Dottore l’urgenza è arrivata; chiede quando verrà vista perché ha fretta. Ah... mi sono dimenticata di dirle che domani non posso venire a lavorare perché ho un importante impegno personale”. Questo è di solito il momento in cui la nostra mente inizia ad immaginare altre realtà possibili (“C’è vita al di fuori dello studio dentistico? Dobbiamo per forza vivere in ambulatorio?”), come ad esempio lavorare di meno, dedicando più tempo alla nostra vita personale.Immaginiamo questa situazione: Lunedì andiamo a lavorare tutta la giornata e poi martedì andiamo al mare. Mercoledì lavoriamo e poi giovedì portiamo la famiglia a mangiare fuori e trascorriamo insieme il pomeriggio. Venerdì lavoriamo e sabato e domenica passiamo un weekend in montagna.

Tre giorni alla settimana. Questo è sempre stato un mito per il dentista. Forse è il sogno di ogni lavoratore riuscire a bilanciare vita lavorativa e personale. È qualcosa che molti desiderano, ma si può fare? È veramente possibile?

Per ridurre il nostro orario di lavoro non ci vuole molto. Basta limitare la nostra presenza in studio. Fatto! Ciò che è difficile è evitare che insieme all’orario diminuisca anche il nostro reddito. La paura che ci trattiene infatti è che questa nostra scelta possa causarci una notevole riduzione delle entrate. È facile ridurre il lavoro (avremmo tante cose da fare), ma saremmo capaci poi di vivere con metà, o anche meno, di ciò che guadagniamo adesso? E poi, gli studi di settore ci lascerebbero fare questo?

Qualcuno afferma che con un'eventuale crisi del settore questa formula diventerà un obbligo più che una scelta. Queste sono senz'altro delle visioni molto pessimistiche che tuttavia potrebbero colpire chi non ha mai valutato l'opportunità di attuare questo nuovo modo di lavorare.

Esiste infatti un modello, definito “3 giorni alla settimana”, che ci aiuta a ridurre progressivamente la quota lavorativa, mantenendo lo stesso reddito, attraverso una riorganizzazione della nostra professione.

I vantaggi sono numerosi, alcuni evidenti, altri si apprezzano soltanto dopo aver sperimentato questo tipo di organizzazione:

1. tempo libero: il primo vantaggio è senz'altro quello di usufruire della nostra vera ricchezza, il tempo.

Oggigiorno infatti il vero ricco non è solo chi ha una notevole disponibilità economica, ma chi può disporre del proprio tempo. È inutile costruirci una “gabbia d’oro” cioè avere molte risorse che non possiamo godere liberamente e che quindi sprechiamo o regaliamo agli altri. Esistono infatti momenti personali con i nostri familiari, amici o partner che nessuna moneta riuscirà mai a comprare.

In un libro del dottor Paddi Laund (un collega australiano) si legge una frase che riassume questo concetto: ”il dentista capì che aveva sacrificato molta felicità per guadagnare del denaro che non gli aveva permesso di ricomprare tutta la felicità che aveva sprecato”. Il nostro tempo, lungo o corto che sia, è limitato e ogni giorno passato non ritornerà più. Se non vogliamo che i nostri figli inizino a chiamarci “zio” è bene fargli sentire che siamo presenti non solo la domenica pomeriggio.

2.ridurre lo stress da burn-out: alternare le giornate lavorative ci aiuta a vivere il nostro lavoro con minor tensione. L'odontoiatria, come sappiamo bene, è una professione che richiede molta attenzione e precisione. La zona di lavoro limitata e l'ambito chirurgico aumentano lo stress lavorativo. Con il tempo impariamo ad adattarci alle difficoltà del nostro lavoro clinico. Tuttavia quello a cui non ci adattiamo mai è la parte extra clinica della nostra professione.

Riusciamo ad abituarci allo stress causato da un intervento di rialzo del seno mascellare, ma non riusciamo ad abituarci al contorno del nostro lavoro: ai pazienti che ci aspettano ”impazienti” sull'altra poltrona mentre noi ci troviamo in difficoltà con la prestazione in corso; all’assistente che ci avverte che il ponte provvisorio del tecnico che dovevamo inserire sarà pronto appena tra due giorni, quando abbiamo appena fatto l'anestesia per la preparazione; alle assistenti che ci chiamano sempre, per qualsiasi inconveniente anche quelli più banali (eppure tutti abbiamo capacità di pensiero); alle urgenze che non sappiamo più dove inserire; ai conti che non tornano; agli studi di settore; alle telefonate “urgenti” che ci fanno interrompere un intervento, per poi rivelarsi essere la richiesta per un abbonamento al ”finanziere”; a tutto quello che dobbiamo ripetere per la millesima volta...

Sarebbe rilassante poter fare solo il dentista, purtroppo nel “pacchetto studio dentistico” troviamo anche l'aspetto gestionale che nessuno ci aveva mai insegnato e che volentieri delegheremmo. Questo è di solito l'aspetto che ci stressa maggiormente. Avere una giornata cuscinetto che ci permetta di staccare da tutto questo aiuta il nostro stato d'animo. Chi non lavora il sabato e la domenica conosce benissimo quella sensazione di leggera euforia che si prova il venerdì pomeriggio anche se gli appuntamenti sono impegnativi. La nostra mente infatti sta già pregustando tutte le possibilità e i programmi del fine settimana.

Organizzando la formula “tre giorni alla settimana”, alternando le giornate libere a quelle lavorative, si può provare ogni giorno questa piacevole sensazione. Questo ci permette di avere sul lavoro uno stato d'animo positivo, che si riflette nel rapporto con i pazienti e con il personale ausiliario. Le conseguenze positive a loro volta influiscono sul nostro carattere. Si viene così a realizzare un circolo virtuoso tra il nostro stato d'animo e i risultati che otteniamo. L'ottimismo che ne consegue migliora la nostra qualità di vita professionale e personale.

3. vacanza a costo zero: le vacanze sono importanti nella gestione della vita professionale e personale, tuttavia per il dentista rappresentano un costo notevole, a causa della mancata produzione. Infatti se lo studio lavora cinque giorni, dal lunedì al venerdì, chiudere una settimana significa perdere un quarto della produzione mensile.

La nostra vacanza ci viene in realtà a costare quattro o cinque volte di più. Nella formula ”tre giorni alla settimana” possiamo invece andare al mare con la famiglia pagando soltanto il costo della vacanza stessa.

Se infatti lavoriamo lunedì, mercoledì e venerdì, possiamo raggruppare il lavoro nei primi tre giorni della settimana e poi, in quella successiva, lavorare da mercoledì a venerdì. La struttura lavora sempre tre giorni alla settimana, ma questi vengono concentrati nella prima e nell'ultima parte della settimana stessa. In questo modo possiamo avere a disposizione sei giorni di vacanza quando vogliamo senza dover compromettere la produttività dello studio.

A parità di produzione questo rappresenta un vantaggio rispetto ad uno studio che lavora cinque giorni. Infatti in quest’ultimo caso andando in vacanza per una settimana, si perde il 25% della produzione mensile, mentre la produttività della formula ”tre giorni alla settimana” non ne risente in alcun modo. Se poi si considera una vacanza di due settimane, applicando lo stesso metodo, si ottiene una perdita del 50% della produzione mensile nell'organizzazione “cinque giorni”, mentre soltanto del 25% nella formula “tre giorni alla settimana”. Poter andare in vacanza sapendo di non compromettere la nostra attività ci permette di vivere in maniera più serena.

4. migliorare la qualità clinica: la formula “tre giorni alla settimana” ci consente di dedicare più tempo anche all’aggiornamento professionale. Durante le giornate libere possiamo infatti leggere tutta quella documentazione (libri, riviste, articoli, ecc.) che non riusciamo mai a prendere in mano e che ci aiuta a migliorare notevolmente la nostra qualità clinica.

Infatti, gran parte dei corsi formativi che seguiamo spesso suppliscono alla mancanza di tempo da dedicare alla lettura della documentazione scientifica. Non avendo tempo per aggiornarci personalmente deleghiamo ad un altro (il relatore) il compito di informarsi e farci un sunto delle nuove ricerche e metodiche. Potremo risparmiare una buona parte della formazione esterna, avendo tempo per approfondire personalmente i vari aspetti di una determinata metodica.

Oltre ad approfondire le nostre conoscenze, possiamo anche preparare i piani di trattamento a casa. Poter studiare con calma quanto abbiamo ricavato dalla prima visita, valutare le radiografie e i modelli ci permette di prevenire eventuali imprevisti. Analizzare tali situazioni tra un paziente l'altro o cinque minuti prima di presentare il piano trattamento, ci espone invece a grandi rischi, per eventuali aspetti che potremmo avere trascurato.

Un collega di Roma , a causa del poco tempo a disposizione, preparava i piani di trattamento complessi direttamente durante la prima visita o pochi minuti prima di discuterne con il paziente. Questo comportava numerosi imprevisti (imprevisto in effetti significa “non visto prima”) che allungavano molto la durata della terapia e dilatavano enormemente i costi del trattamento, che spesso venivano assorbiti dal collega (senza neanche dire nulla al paziente). Avere il tempo di valutare meglio i nostri trattamenti c'aiuta quindi a risparmiare. Possiamo predisporre il computer di casa con un sistema di connessione a distanza, per entrare fisicamente nella rete dello studio e poter avere a disposizione tutti i dati dei pazienti (cartelle, radiografie, foto).

Si potrebbe obiettare che in questo modo la giornata libera non è più libera, ma diventa lavorativa. Tuttavia ci sono da considerare alcuni elementi:

- questo aspetto occupa poco tempo della nostra giornata libera ed è molto diverso che rimanere chiusi in ambulatorio per otto ore

- lavoriamo a casa tranquilli stando insieme ai nostri cari

- questa è la parte più piacevole del nostro lavoro. Non abbiamo a che fare con urgenze, pazienti impazienti o le altre problematiche extracliniche, tipiche della nostra attività. Durante la creazione del piano di trattamento trasformiamo “in atto” tutti gli anni di formazione cui abbiamo dedicato la nostra vita. E’ la vera essenza della nostra professione intesa, come dice il Cattaneo (“La responsabilità del professionista”, Milano, Giuffrè, 1958), “prestazione di carattere intellettuale, che trova il suo elemento qualificante proprio nella prestazione dell'opera puramente creativa, a significare la peculiarità che si ravvisa nell'apporto offerto dall'intelligenza e dalla cultura del professionista medesimo”. Questo è il momento che normalmente ci piace di più perché permette di applicare creatività e preparazione.

5.ottimizzare la produttività: così come una “parte” difficilmente riesce a comprendere il funzionamento del “tutto”, allo stesso modo se lavoriamo come operatore tutti i giorni all'interno dello studio con poca probabilità riusciremo ad avere una visione generale dell'andamento della struttura. Dedicare del tempo a “guardarci da fuori” c'aiuta a comprendere meglio i punti di forza e di debolezza della nostra professione e ad attivare delle strategie adeguate.

Una delle costanti degli studi dentistici di successo è proprio quella di dedicare una quota di tempo all'analisi gestionale dell'attività. Soltanto se controlliamo settimanalmente e mensilmente i vari dati sull'andamento del nostro lavoro potremo attivare delle soluzioni corrette. Ad esempio, attivando un sistema organizzato di controlli periodici si può valutare periodicamente la risposta dei pazienti a tale programma e l’aspetto economico legato a questo tipo di prestazione. In questo modo possiamo controllare se ci conviene far pagare la prestazione, quanto tempo possiamo dedicare a tale servizio, il ritorno economico e i costi correlati. Se non abbiamo tempo per valutare simili aspetti, perché troppo presi a saltare da una poltrona all'altra, attiveremo un sistema di controlli occasionali che normalmente crea più perdite che vantaggi. Oppure possiamo trascurare questo aspetto riducendo la fidelizzazione dei pazienti e perdendo una importante risorsa dello studio, con gravi conseguenze nel lungo termine.

Avendo del tempo disposizione possiamo diventare i “consulenti di noi stessi” analizzando i tempi delle varie procedure, i costi correlati, la performance del personale ausiliario, il monitoraggio dello studio, ecc. In questo modo il tempo che avremo dedicato a tale scopo si ripagherà ampiamente.

Ridurre la nostra presenza in studio ci permette anche di diminuire gli effetti negativi della cosiddetta legge di Parkinson: “Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”. Praticamente più tempo avrai, più ne sprecherai. Ma se è vero che più tempo abbiamo, più ne sprechiamo è anche vero il contrario: quando il tempo scarseggia, tendiamo a lavorare con maggior efficacia. Se la nostra settimana lavorativa è composta da 40 o 50 ore, considereremo la risorsa tempo in maniera psicologicamente diversa rispetto ad una presenza in studio ridotta a 30 ore. In questo ultimo caso il tempo diventa molto più prezioso e quindi si limitano gli interventi telefonici, si è più attenti ai mancati appuntamenti, si controllano maggiormente i tempi operativi e quelli del personale ausiliario, ecc. La legge di Parkinson infatti trova una corretta applicazione anche in senso inverso: “più il tempo è limitato, più il lavoro si concentra e si ottimizza”. Questo non significa ridurre il tempo delle prestazione, ma eliminare i molti tempi morti che esistono in alcuni studi professionali.

6. vivere ora: la realtà attuale è molto più “fluida” rispetto a quella “solida” di un tempo. I nostri padri hanno conosciuto un'epoca contraddistinta dal particolare benessere del dopoguerra. Questa situazione economica ha indotto ad organizzare un sistema pensionistico a ripartizione che per ragioni demografiche e finanziarie è stato senz'altro vantaggioso. Il secondo dopoguerra ha visto il verificarsi del cosiddetto fenomeno del “Baby Boomer”, cioè una esplosione demografica pari al doppio rispetto all’andamento normale.

Tale situazione influì positivamente sull'economia, creando un rapporto pensionati/lavoratori molto favorevole. Oggigiorno ci troviamo quasi nella situazione opposta (molti pensionati pochi lavoratori) e ciò potrebbe determinare il fallimento del sistema pensionistico a ripartizione. Mentre una volta la pensione anche per il dentista rappresentava una sicurezza, in futuro questo potrebbe non essere più vero

Anche nella nostra professione, il numero dei dentisti che smetterà di lavorare, sarà “fra alcuni anni” molto alto. Questa cifra però non sarà compensato da una forza lavorativa altrettanto consistente. Il rapporto lavoratori/pensionati, secondo alcune ricerche, potrà diventare addirittura negativo verso il 2040.

Per compensare tali eventi i governi saranno costretti a ridurre le pensioni ed aumentare le tasse. Questo significa che la rendita ENPAM potrebbe essere in futuro molto diversa da come ce la immaginiamo oggi.

Inoltre il numero di dentisti che si avvicinerà alla pensione porterà anche ad un aumento di vendite di studi odontoiatrici. Una siffatta inflazione dell’offerta farà calare ancora di più la possibilità di cessione dell’attività. Verrà così a mancare anche la nostra “liquidazione”.

Aspettare i 65 anni per poter dire “Ahh,... adesso ho tutto il tempo per fare ciò che voglio” può non essere la scelta corretta a causa delle future risorse limitate. Potrebbe significare passeggiare per i giardini per 25 anni!

“Tre giorni alla settimana” ci permette di godere della nostra vita ora che abbiamo le possibilità, senza rimandare tale aspettativa ad un futuro incerto, magari molto diverso da come ce lo siamo immaginato. Inoltre riducendo la componente stressogena (grazie ai giorni liberi inseriti tra quelli lavorativi) possiamo lavorare più a lungo negli anni. Il concetto dei “tre giorni alla settimana” significa passare dalla teoria lavorativa del “consumarci adesso, per godere quando saremo vecchi” a quella di “ lavorare meno, ma più a lungo”. Inoltre, il tempo dedicato a noi stessi ci consente anche di riflettere su come ottimizzare la produttività dello studio o creare nuove possibilità economiche.

7. tempo per le urgenze (da usarsi raramente): la maggior parte dei colleghi non lavora di sabato, tuttavia ogni tanto non rinuncia ad aprire lo studio durante il fine settimana per eseguire una prestazione ad ”alta produzione” (riabilitazione protesica o implantare di uno o più quadranti) per favorire un paziente che viene da lontano o che non ha (per motivi contingenti) ulteriori disponibilità di tempo.

Anche i giorni liberi, in casi rarissimi (ripeto rarissimi, 1-3 volte l'anno), possono servire per andare incontro a particolari esigenze dei nostri pazienti. Infatti nella maggior parte degli studi risulta quasi impossibile trovare un appuntamento lungo di tre ore in tempi brevi. Le giornate libere ci possono aiutare a fornire questo particolare servizio. Chiaramente questo non deve trasformarsi in un’abitudine, perché ricadremmo presto nella vecchia formula dei cinque giorni alla settimana.

Questi sono i principali vantaggi della formula “tre giorni alla settimana” cui vanno ad aggiungersi altri benefici, qualora uno voglia sviluppare ulteriori progetti personali. Infatti, il tempo a disposizione risulterebbe sprecato se impegnato soltanto per guardare la televisione. Solo se dedicheremo le giornate libere alla realizzazione di obiettivi personali (nuova attività, hobby, relazioni, famiglia...) riusciremo ad avere quella forte motivazione che ci aiuterà a sostenere questo tipo di organizzazione. Per preparare e mantenere la formula dei “tre giorni alla settimana”, ci vuole infatti un impegno costante.

Prima di continuare attenzione! La formula “tre giorni la settimana” non significa lavorare come abbiamo sempre fatto e magari chiudere soltanto alcune giornate. Questo modello organizzativo richiede un vero e proprio cambiamento al nostro modo di lavorare. Se pensiamo ”io ho sempre fatto così”, oppure “le mie assistenti non me lo permetteranno”, oppure “ma io sono abituato a lavorare in un'altra maniera”, difficilmente potremo ottenere questo risultato.

La frase ”non esistono pranzi gratis” chiarisce praticamente questo concetto. Se vogliamo avere del tempo per noi è vivere meglio allora dobbiamo saper rinunciare ad alcune vecchie abitudini. Il premio che otterremo però sarà molto grande: la riconquista del nostro tempo.


    Per applicare praticamente i concetti di questo articolo:   REPORT "3 giorni alla Settimana"


Un esempio pratico delle differenze che si possono riscontrare tra questi due modelli organizzativi è il seguente...

IL CASO CLINICO

Un esempio di quali possano essere le differenze tra uno studio organizzato, che applica la formula “tre giorni alla settimana” ed un altro, che mantiene le classica disorganizzazione impostata sui cinque giorni, lo si nota dai due casi seguenti. (casi reali)

CASO 1

Circa un anno fa venne a trovarmi un collega, molto preoccupato per la sua situazione, che giudicava disperata. Gli chiesi di descrivermi la sua organizzazione del lavoro. Era presente in ambulatorio cinque giorni alla settimana, di cui quattro dalle 10 alle 20-21, saltando anche la pausa pranzo, mentre il quinto terminava alle 16. La moglie, una collega, lo aiutava un giorno e mezzo alla settimana svolgendo prevalentemente prestazioni di conservativa. Una volta ogni 10 giorni era presente anche un collaboratore. La struttura era composta da due riuniti e da una unica assistente- segretaria. Stavano valutando di assumere anche una igienista, che tuttavia avrebbe ridotto l'operatività del titolare ad una sola poltrona. L'igiene intanto veniva eseguita direttamente dal collega, senza un adeguato sistema di richiami. Presentava ai pazienti sia il piano di trattamento sia il preventivo e le modalità di pagamento, che seguiva personalmente. L'assistente svolgeva anche le mansioni di segretaria, senza però avere un sistema informatizzato. Tutta la documentazione, compresa l'intestazione delle fatture, doveva venir eseguita a mano. L'agenda era piena e quindi per accontentare tutti i pazienti si fissavano appuntamenti corti, in cui veniva svolta una unica prestazione. Non avendo a disposizione molto tempo il dentista cercava di inserire le prime visite tra un paziente e l'altro. In molti casi, durante lo stesso appuntamento, presentava anche il piano trattamento, indipendentemente dalla complessità. Questo comportava vari imprevisti che si traducevano in ulteriori sedute che prolungavano la terapia oltre il tempo definito. Tali prestazioni aggiuntive spesso non venivano conteggiate al paziente per evitare contrasti. Causa la mancanza di un sistema informatizzato, il recupero crediti era lasciato a se stesso. Anche i controlli periodici e i richiami erano delegati alla buona volontà dei pazienti. Questa situazione influiva sull'andamento economico dello studio, che il titolare cercava di migliorare con aumenti del tariffario, mal sopportati dai pazienti.

Le entrate raggiungevano i € 290.000, con una percentuale di spesa di circa il 70%, che lasciava al titolare un guadagno vicino ai € 90.000. A fronte di tale incasso però le spese familiari superavano i €150.000 l'anno e il collega non riusciva a capacitarsi di un simile disavanzo.

CASO 2

Il secondo dentista invece lavorava da solo, applicando la formula dei “tre giorni alla settimana”. Per poter realizzare questo, dedicava due ore (durante le giornate libere) ad analizzare l'organizzazione dello studio. Aveva un collaboratore “a chiamata”, il chirurgo maxillo facciale, e l’ortodontista ogni 20 giorni. Due igieniste part- time lavoravano un totale di 30 ore alla settimana, su una poltrona dedicata, mentre il dentista poteva disporre di altre tre poltrone. Questo permetteva al collega di poter lavorare sempre con due poltrone libere lasciando la terza per eventuali urgenze. Aveva sempre a disposizione un’assistente e una segretaria, che venivano periodicamente formate per ottimizzare le procedure. In questo modo eliminava i tempi morti presenti tra un paziente e l'altro. Tutta la struttura era informatizzata così da poter controllare periodicamente la produttività, i costi, l'efficacia dei controlli, le percentuale di accettazione dei piani trattamento, i pazienti entrati usciti, il recupero crediti, ecc. Il sistema consentiva anche di gestire in maniera fluida i controlli periodici e i richiami d’igiene. La segretaria, adeguatamente preparata, discuteva dei preventivi e delle modalità di pagamento permettendo al dentista di dedicare più tempo alla terapia. Controllando mensilmente tutti i pagamenti riusciva ad evitare il recupero dei crediti o a mantenerlo sotto percentuali molto basse. Il tariffario era nella media dei dentisti della zona. L'agenda veniva valutata settimanalmente da tutti i componenti dello studio in maniera da organizzare bene i tempi per ogni ambito come, ad esempio, le prime visite e la discussione dei piani di trattamento.

Le entrate superavano i € 500.000 e le spese rappresentavano 70% dell'incasso. Il dentista poteva quindi contare su oltre € 150.000 l’anno mentre le spese familiari non superavano i € 50.000-70.000.

Queste due realtà dimostrano come esista la possibilità di applicare la formula “tre giorni alla settimana” senza soffrire economicamente, anzi in certi casi migliorando la propria situazione.

Chiaramente togliere ore significa ridurre produzione. Tuttavia questo non è sempre vero o meglio lo è solo a parità di organizzazione.

Nei due casi precedenti infatti abbiamo un collega che lavora circa 1800 ore/anno (cinque giorni) ed un altro che lavora 1200 ore/anno (tre giorni). Tuttavia, a causa della diversa struttura e organizzazione, il primo operatore ha una capacità produttiva pari al 50%, mentre il secondo riesce a raggiungere l'80%. Alla fine otterremo che il secondo operatore lavora più del primo.

Un fattore che non si modifica sono i costi fissi o indiretti. Infatti mentre i costi variabili o diretti (materiale di consumo, tecnico) cambiano a seconda delle ore lavorate (più lavoro più spendo) il costo fisso orario per il mantenimento della struttura, diminuisce all’aumentare delle ore lavorative. Diventa perciò importante dedicare del tempo alla valutazione e ottimizzazione di tali spese.

Uno dei fondamentali concetti della formula “tre giorni alla settimana” è perciò quello di razionalizzare le ore lavorative. Per ottenere questo bisogna cambiare il nostro punto di vista, iniziando a concentrarci non più sulla giornata, ma sull'ora produttiva. Non dobbiamo solo pensare al numero di ore lavorate, ma anche alla produttività delle stesse. È meglio lavorare di meno e più efficacemente, che per molte ore in maniera improduttiva.

Concentrarsi sull'ora significa raggruppare più ore nella stessa giornata, utilizzandole al meglio, razionalizzando i vari passaggi, evitando di rispondere al telefono, utilizzando bene il tempo del personale ausiliario, valutando periodicamente l'agenda ecc. Fare tutto ciò che serve per rendere le ore più produttive.

Per fare questo però dobbiamo cambiare alcune nostre filosofie di pensiero o credenze limitanti...

 


             Per applicare praticamente i concetti di questo articolo:   REPORT "3 giorni alla Settimana"


CREDENZE DELLA FORMULA TRE GIORNI ALLA SETTIMANA

Esistono alcune credenze riguardo la filosofia dei “3 giorni alla settimana” che possono impedire la sua realizzazione.

1. “Se lavoro meno guadagno di meno”: uno dei pensieri costanti circa la riduzione del tempo è quello della diminuzione della produttività. Questo può essere vero a parità di organizzazione, tuttavia quando si attua la formula “tre giorni alla settimana” significa che una parte del tempo che riserviamo “fuori” dallo studio viene utilizzato per controllare ciò che facciamo al suo interno.

E’ il concetto di ”guardarsi da fuori” che ci aiuta a migliorare ogni fase produttiva. In questo modo, modificando l’organizzazione e la struttura, possiamo riuscire a risparmiare fino ad un 20-30% del nostro tempo. Questa credenza può quindi essere sostituita con la frase “lavorare meno, lavorare meglio”. Se rimaniamo bloccati all'interno dei cinque giorni alla settimana, rischiamo non solo di non avere tempo per noi, ma anche di essere troppo stanchi per poter analizzare e modificare il nostro modo di lavorare.

2.“Non riuscirò mai a lavorare tutte quelle ore”: concentrare le ore, vuol dire lavorare più ore nella stessa giornata. Questo può significare orari di 10-11 ore al giorno. Molti colleghi sentendo tali numeri si spaventano. Tuttavia lavorare 10 ore sapendo che la mattina dopo possiamo rimanere a casa è psicologicamente molto diverso che saper di dover affrontare una intera settimana lavorativa. Anche il nostro fisico lo accetta più volentieri.

Alcuni colleghi affermano di lavorare già 11 ore al giorno. In questo caso sono già abituati a tali ritmi. Quello che bisogna cambiare è quindi l'efficienza oraria, tramite un controllo costante. La difficolta non sarà perciò il prolungamento dell'orario di lavoro, ma ritagliarsi uno spazio personale, per analizzare come lavoriamo.

3. “ Io con i numeri non mi trovo”: normalmente al dentista non piacciono i numeri, o meglio non piacciono “certi numeri”. Infatti si trova a suo agio con l'impianto da 12 e la lunghezza canalare da 20. Quando invece si parla di misurazione dei tempi, analisi dei costi, percentuale di accettazione dei piani trattamento... si nota un atteggiamento meno disponibile.

Questo perché non ci siamo mai dedicati a tali aspetti. Quando invece notiamo che il realizzarsi dei nostri obiettivi e quindi la nostra vita, dipendono da questi calcoli, allora la motivazione cambia. Molti colleghi, con un po’ di tempo e le giuste indicazioni, hanno migliorato le loro capacità gestionali, anche se all’inizio non amavano tale aspetto.

4. “Le mie assistenti diranno di no": una credenza che porta ad abbandonare l'idea della formula “tre giorni alla settimana”, è la possibile risposta negativa del personale ausiliario. Si pensa che le assistenti e le segretarie facciano fatica a seguire i ritmi del dottore. In questo caso è importante far capire che, a fronte degli impegni, ci saranno vantaggi per tutti, spiegando al personale che così potrà usufruire di maggior tempo libero. Dalla risposta dei nostri dipendenti potremo capire quanto le nostre credenze siano infondate.

Anche il personale ausiliario solitamente preferisce concentrare le ore di lavoro per poter avere più tempo a disposizione. Il problema maggiore è quello di organizzare gli orari di ogni lavoratore, in maniera che lo studio non sia costretto a chiudere nelle giornate in cui il dentista è assente.

E’ quindi importante ottenere l'appoggio dei nostri dipendenti poiché in caso contrario sarà difficile realizzare completamente il nostro progetto (oppure saremo costretti a rinunciare al dipendente...). In una riunione possiamo quindi illustrare la teoria dei “tre giorni alla settimana” con i conseguenti vantaggi e chiedere alle nostre assistenti come pensano di aiutarci a realizzare questa tipologia organizzativa.

Coinvolgendo e cercando il supporto di tutti i componenti dello studio sarà molto più facile concretizzare il progetto. Chiaramente saranno necessari tempi più o meno lunghi per riorganizzare i propri impegni personali, ma se avremo esplicitato correttamente le possibili ricadute positive per ognuno, sarà più semplice superare gli ostacoli presenti e futuri.

5. “I miei pazienti cosa diranno”: in questo caso i pazienti sono quelli che si lamentano di meno, in quanto trovano una maggiore disponibilità di orario durante gli orari di punta, quali quelli serali e quelli della pausa di pranzo. Difficilmente le persone noteranno la differenza. Soltanto se decideremo di modificare l'orario aprendo anche di sabato, per favorire il tempo libero infrasettimanale, potremo avere dei commenti (positivi) da parte del paziente.

Il concetto su cui si basa la filosofia dei “tre giorni alla settimana” è quello del controllo periodico. Soltanto con una precisa analisi e monitoraggio degli aspetti strutturali e comportamentali della nostra professione potremo raggiungere questo risultato. In particolare vanno analizzati:

- aspetti strutturali: esistono nel nostro lavoro dei veri e propri colli di bottiglia che riducono le potenzialità produttive. Il numero dei riuniti e del personale ausiliario influiscono notevolmente sulle nostre possibilità d'incasso. Anche una efficace informatizzazione dello studio ci aiuta non solo a risparmiare tempo, ma anche ad ottenere in tempo reale le corrette informazioni per elaborare le giuste strategie.

- aspetti comportamentali: uno dei fattori fondamentali è senz'altro un'adeguata gestione periodica degli appuntamenti dell’agenda, ricavata da un'analisi dei tempi operativi dei dottori e di quelli di riordino e di assistenza del personale ausiliario. Ogni anno tali valori vengono rivisti ed analizzati per poterli inserire nella realtà operativa. Non è solo importante definire questi tempi, ma attraverso delle prove pratiche far sì che vengano rispettati. Anche concentrare il tempo degli operatori evitando inutili distrazioni può portare, a fine anno, ad un notevole aumento della produttività.

- analisi dei costi: esistono nella nostra professione delle aree nascoste, quasi dei “virus”, che infettano il “sistema economico” della nostra attività erodendoci una gran parte del nostro utile. Concentrandoci su questi aspetti è possibile ottenere un aumento di reddito a parità di produzione oppure ridurre il nostro tempo mantenendo la stessa redditività. Ci sono alcune regole che, se seguite, possono migliorare la “salute economica” della nostra professione. Esistono infatti strette relazioni, tra il tempo operativo, il tariffario e lo stipendio del dentista. Prestando attenzione a questi aspetti, oltre ad un vigile monitoraggio dei costi, possiamo ottimizzare la nostra presenza in ambulatorio.

- mantenere la produttività: riducendo le ore presenza o è importante che la nostra produttività rimanga inalterata. A tale scopo è bene organizzare un appropriato sistema di richiami e controlli. Spesso la produttività dell’area igiene di molti studi risulta insufficiente. Esistono ricerche americane che attestano l’incasso del reparto igiene vicino al 25% dell’incasso totale dello studio. Qui in Italia è realistico ottenere valori vicini al 20%. Se gli incassi delle nostre sedute di igiene non raggiungono neppure il 10% delle entrate totali sarà molto difficile riuscire a realizzare la formula dei “3 giorni alla settimana.

Inoltre organizzare un programma di controlli periodici a tutti i pazienti ci permette di migliorare l’accettazione ai nostri piani di trattamento. Infatti alcune proposte vengono accettate in momenti successivi rispetto a quello della prima visita. Soltanto rivedendo periodicamente il paziente potremo essere presenti quando deciderà di accettare o riprendere la terapia proposta.

Per organizzare uno studio da 3 gg alla settimana bisogna agire sia su aspetti hardware (struttura e personale), sia su ambiti software (comportamenti e procedure) dello studio. La condizione necessaria è però rappresentata dall’informatizzazione della componente gestionale.

Per chi voglia applicare praticamente i concetti di questo articolo può acquistare il REPORT: “Lavorare 3 giorni alla settimana”

dr.Tiziano Caprara

Scritto da Dr. Tiziano Caprara

Coaching e Mentoring in Odontoiatria Laureato all’Università di Bologna. Si interessa da più di 10 anni di gestione dello studio dentistico. leggi tutto Website: http://www.tizianocaprara.com

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