Agenda produttiva o solo impegnata?L'agenda che funziona

Agenda produttiva o solo impegnata?

L'agenda degli appuntamenti può essere definita il cuore dello studio. Come questo organo influenza il benessere del corpo, così la nostra agenda influenza il benessere dello studio. Tuttavia anche l’agenda può essere sottoposta a periodi di tachicardia o di bradicardia ed entrambe le situazioni, se esasperate, possono portare al collasso della nostra attività. Infatti, all’agenda sono collegate le nostre emozioni quali tranquillità, stress o addirittura odio.

La gestione degli appuntamenti è l'unico strumento che influenza allo stesso tempo sia la nostra qualità di vita sia la redditività dello studio.

Malgrado ciò, non è sempre utilizzata adeguatamente. Capita di trovare studi dentistici, di una certa complessità, che utilizzano più agende cartacee, perché “si è sempre fatto così”. Molti di questi studi soffrono di gravi patologie quali: ritardi cronici, senso di soffocamento da mancanza di tempo, frequenza di tempi morti.

La nostra professione è strettamente legata alla gestione del tempo. Gli stessi nostri tariffari sono dipendenti da tale fattore. In una corretta analisi dei costi, infatti, la componente principale è senz'altro il costo orario: più una prestazione dura nel tempo, più costa. Per questo nella nostra professione è vitale saper “gestire il tempo”. Il “Time Management” ci fornisce una serie di concetti per raggiungere, attraverso l’utilizzo del tempo, sia un’ottima produttività sia una buona qualità di vita.

Un’agenda strutturata in tal senso può, in alcuni casi, anche raddoppiare la produzione del nostro studio.

Nella maggior parte degli studi dentistici troviamo una gestione del tempo abbastanza uniforme. Non è inusuale vedere delle agende di tipo cartaceo che utilizzano un’unità di tempo di 15’ e con un'unica colonna per tutto lo studio (anche se le poltrone sono più di una). Se sono presenti più collaboratori, si utilizzano due o tre agende cartacee.

La durata delle terapie è definita dal dottore oppure esistono degli appuntamenti di durata standard (più o meno lunghi) che vengono incolonnati l'uno sopra l'altro. Le sedute sono inserite “finché c'è posto” perché l'unico obiettivo è quello di riempire gli spazi vuoti. Certe volte, se avanza del tempo (gli spazi minimi sono di 15’), si allungano alcuni appuntamenti per riempire il vuoto. Come la natura aborrisce il vuoto, così anche la segretaria cerca di riempire gli spazi:  “Secretaria aborret vacuum”.

In queste condizioni non esiste alcuna filosofia della gestione del tempo e nessun obiettivo produttivo cui tendere, se non quello di riempire con la matita i quadratini ancora liberi. Tale metodica però può lavorare contro la redditività stessa dello studio. Un esempio di questo genere di agenda può essere il seguente: 

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Altre realtà, invece, definiscono in maniera empirica la durata degli appuntamenti e cercano di inserire il maggior numero di pazienti all'interno  della giornata lavorativa. Questo spesso costringe il dottore a “rimbalzare” da una poltrona all’altra riducendo la qualità del rapporto medico paziente. In tal modo, infatti, non rimane alcuno spazio per la comunicazione.

L’agenda elettronica migliora un simile stato di cose. In questo caso si ha un notevole vantaggio nella ricerca degli appuntamenti che è effettuata in maniera automatica. Considerando che per ricercare il nome di un paziente all’interno dell’agenda cartacea si impiegano almeno 2’ e che si possono stimare come minimo cinque ricerche al giorno, questo significa una settimana di lavoro perso all’anno.

Esempio:
2’ x 5 = 10’ al giorno
10’ x 5 gg = 50’ a settimana
50 x 48 settimane = 2400’ = 40 h all’anno Questo deve farci riflettere...

Molte delle agende elettroniche però riportano gli stessi errori delle agende cartacee: l'unità di tempo base è sempre 15’ e non tutte permettono l’utilizzo di più colonne durante la stessa giornata.


Con i concetti dell’  "Agenda Produttiva"  possiamo ottimizzare i nostri tempi e rendere lo studio molto più proficuo e redditizio.


Questo sistema ci aiuta a raggiungere dei valori di produttività molto alti (anche del +30%). Significa un'ulteriore entrata di più di 50.000-100.000 euro, senza dover acquistare costosi macchinari o assumere altro personale.

Quali sono le caratteristiche che deve avere un’agenda informatizzata efficiente:

1. Visione di insieme: avere una visione di tutti gli operatori su un’unica schermata, durante tutta la settimana. Questo ci permette di organizzare delle riunioni settimanali per poter valutare la correttezza degli appuntamenti, dedicare la giusta attenzione alle prime visite, valutare l'inserimento delle urgenze, determinare la produttività settimanale, soddisfare eventuali esigenze dei pazienti o richiedere acconti ecc.

2.Unità di tempo modificabile a 10’: molto spesso ci capita di trovare (specialmente nelle agende cartacee) l'unità di tempo di 15’. Questo non ci permette di stabilire che una terapia deve durare ad esempio 20’. Dobbiamo accorciarla a 15’ o allungarla a 30’. Se siamo abituati ad utilizzare l'agenda con l’unità di tempo di 15’ noteremo che impostandola a 10’ si può ottenere un premio extra di circa 40-60’ al giorno . Inoltre usare l'intervallo del dei 10’ ci permette di avere dei pazienti più puntuali. Dare l'appuntamento alle 10:20’ costringe ad un maggior controllo dell'orario rispetto alle 10:30’ e quindi una maggiore puntualità. Impostare l’agenda sui 10’ invece che sui 15’ non significa lavorare più velocemente o che i pazienti vengano visitati in minor tempo. Tale unità di misura permette di calcolare meglio i tempi delle terapie evitando sprechi e riducendo i ritardi.

3.Multicolonne: per avere una visione “panoramica” è bene avere in un unica schermata gli appuntamenti di ogni dentista/igienista o di ogni poltrona su più colonne. Attraverso dei “filtri”, possiamo focalizzarci sulla disponibilità della singola sala operativa o del singolo operatore. Tra le due versioni è più efficace dividere le colonne per operatore invece che per riunito. Infatti è bene poter controllare che tutti gli operatori siano sempre occupati. Sono loro la vera produzione (le vere unità produttive), non certo i riuniti (che rappresentano uno strumento). Infatti è più utile avere un riunito in eccesso per ridurre i tempi morti del riordino (in maniera che il dottore trovi già il paziente pronto nella seconda sala operativa) piuttosto che avere ogni poltrona occupata (poiché in numero ridotto) ed il dentista che attende in corridoio che il riunito venga riordinato per il paziente successivo.

4.Colore e simboli: la maggior parte delle persone risponde meglio a stimoli visivi. Questo significa che più semplice ricevere delle informazioni immediate da un piano di lavoro codificato con colori e simboli, piuttosto che da una serie fitta di scritte. Sapere che un appuntamento azzurro significa “chiedere un acconto” è un ottimo esempio di comunicazione interna efficace e veloce. La segretaria ed il personale ausiliario comunicano tra di loro attraverso i vari colori degli appuntamenti. In questo modo anche mancando la segretaria, l'assistente sa se deve richiedere un acconto al paziente evitando sgradevoli recuperi crediti successivi. Il dentista riesce a capire da un’unica visione se la giornata o la settimana in corso saranno produttive o meno.

5.Sfondi: gli sfondi servono per definire i blocchi cioè quelle zone tempo riservate ad un particolare attività o prestazione (ad esempio i controlli).

6. Produzione giornaliera: questo è un concetto che consigliai alcuni anni fa a delle case di software, che stanno già attuando tale suggerimento. E' uno dei punti più importanti nella gestione del tempo e della conseguente produzione. Ogni momento la segretaria può capire, tramite una barra a fondo agenda, di quanto aumenta la produttività in base all'inserimento degli appuntamenti. Il valore delle prestazioni inserite in agenda vengono sommate  tra loro e tale somma viene rappresentata graficamente con una barra. Quando il totale delle prestazioni inserite nella giornata supera il valore del costo giornaliero dello studio (valore già  inserito precedentemente) allora la barra cambia colore e l'agenda diventa realmente produttiva e non solo "impegnata". Segretaria e  dottore possono controllare la corretta gestione dell'agenda tramite i colori che appariranno. Ad esempio se la barra rimane rossa significa che il valore delle prestazioni di quella giornata non coprirà le spese dello studio. Se invece diventa verde o blu allora la produzione supererà il costo giornaliero dello studio. Il monitoraggio è immediato e continuo. Questo permette una migliore gestione della produzione settimanale, mensile, annuale. La segretaria poi potrà ricevere anche dei rinforzi qualora raggiunga sempre tali obiettivi.

Esistono poi molti altri concetti come la "teoria dei block" o dell'  "Alta produzione" che si trovano nel report l ' "Agenda Produttiva" tuttavia tali concetti richiedono anche un cambiamento lavorativo che richiede una certa organizzazione. I concetti sopra descritti invece possono essere applicati da subito senza bisogno di grandi modifiche lavorative, ma solo con un buon programma gestionale. Parleremo nei prossimi articoli quali sono i gestionali che hanno riscosso il maggior gradimento tra i colleghi.

Sono notevoli i cambiamenti (tra cui un concreto aumento di produzione) che una simile organizzazione dell'agenda  può portare. In alternativa possiamo rimanere ancorati all’agenda cartacea o vecchi metodiche di gestione degli appuntamenti. Tuttavia il prezzo da pagare è impiegare il personale per lavoro inutile e mantenere la nostra struttura in una situazione di ipo- produzione.

Dr.Tiziano Caprara

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Scritto da Dr. Tiziano Caprara

Coaching e Mentoring in Odontoiatria Laureato all’Università di Bologna. Si interessa da più di 10 anni di gestione dello studio dentistico. leggi tutto Website: http://www.tizianocaprara.com