Lezioni da imparare…

 Un trauma cambia è inevitabile. Che sia un trauma fisico, economico, emotivo, quello che saremo dopo è diverso da ciò che eravamo prima.

Questa emergenza sanitaria è stata un trauma. Per tutti. Tutti ci troviamo a dover affrontare, in maniera più o meno consapevole, quello che si chiama disagio post traumatico. Non dico che si un vero e proprio PTSD (post traumatic stress disorder) legato a perdite di congiunti (anche se per qualcuno è stato così), ma senz’altro ci troviamo in un momento di attesa e di rivalutazione della nostra attività e di noi stessi.

C’è chi è contento e dice che le crisi servono come il “prof. Mario Monti” che affermava “L’Europa ha bisogna di gravi crisi per fare passi avanti”…o c’è chi, dalla parte opposta, non vuole ammettere la situazione o è troppo distante per capire cosa ci sia successo e parte con affermazione puerili del tipo “Fuck the Covid"

Possiamo credere che ci sia stata un vera e propria pandemia oppure possiamo,essere convinti che sia stata solo un’influenza pompata ad arte dai media e utilizzata politicamente per vari interessi, fatto sta che la realtà è sempre la stessa: abbiamo dovuto perdere due mesi di lavoro e a novembre, forse, potremmo risentire, di riflesso, delle modificate situazioni economiche territoriali. 

In questi casi ci si può fasciare la testa, disperarsi e aspettare il peggio lamentandosi della situazione…è umano. Oppure possiamo pensare non solo a rialzarci (come ci dicono sempre dopo una caduta), ma anche a utilizzare questa situazione per migliorare la nostra professione.

Sono due modalità di risposta diverse che però possono cambiare in modo sostanziale la nostra attività. Può sembrare assurdo, ma un semplice cambio di atteggiamento può avere un enorme risultato sulla stessa realtà. Siccome non ci costa nulla tanto vale tentare di vincere, invece di rassegnarsi a perdere.

Questa emergenza ci ha fatto capire alcune cose, che altrimenti non avremmo mai compreso. Sono degli aspetti che esistevano già prima, semplici regole di buon senso, che molti colleghi avveduti seguivano, ma che spesso però vengono dimenticate perché ritenute toppo semplici o forse perché non ci lasciamo convincere dal costoso e improvvisato consulente esterno.

E’ difficile cambiare, anche a me non piace farlo, ma ci sono dei momenti in cui lo si deve fare. Se non lo facciamo, se resistiamo  significa che non abbiamo ancora “sofferto abbastanza”. Tuttavia penso che questo periodo ci abbia “sbattuto in faccia” la nuova realtà e come una specie di virus della verità, che ha fatto capire quanti “re nudi” ci sono in giro.

 

Cosa è cambiato.

Per prima cosa abbiamo compreso che siamo “caduchi”, il che non fa mai male. Questo fa capire molte cose e mette in atto una serie di pensieri e protezioni che spesso ci dimentichiamo di attuare. Come quando ci capita di subire un trauma, uno strappo muscolare, una piccola ernia che si attiva e che ci ferma a letto per alcuni giorni e capiamo solo in quel momento la grande  importanza della prevenzione.  Quando le cose fondamentali (salute affetti, sostentamento) ci vengono a mancare capiamo immediatamente quanto poco le abbiamo difese. Anche in questo caso molti colleghi hanno compreso che c’è il rischio di rimanere “nudi da un giorno all’altro” e che basta poco, per perdere molto. Per questo è importante ripristinare una serie di sistemi di sicurezza che servono a evitare trovarci in mezzo alla bufera.

E’ il semplice buon senso che però la maggior parte, anche da parte di chi ci dovrebbe consigliate, sembra aver dimenticato.

Sono regole base che molti colleghi utilizzano per supportare una solida attività professionale. Non sono maneggi o strane rivoluzioni fiscali, ma solo semplici e fondamentali suggerimenti, basati su una facile comprensione della realtà economica. Grazie a questi strumenti sono riusciti da affrontare in maniera più tranquilla e sicura una situazione come questa.

Se quindi vogliamo attrezzarci  per per affrontare futuri impegnativi o per ridurne gli effetti è bene inserire una serie “salvagenti” all’interno della nostra vita lavorativa e personale .

Conto vitale

Il primo salvagente è il “conto vitale” . Si tratta di una somma liquidita che ci possa permettere di vivere almeno un anno senza lavorare. Calcoliamo a quanto ammontano le spese personali / familiari e accantoniamo periodicamente una simile quota. Deve essere facilmente disponibile, non fondi bloccati o altri investimenti (che hanno tempi di svincolo lunghi o che possono essere bloccati da qualsiasi cavillo), ma una liquidità disponibile in tempi molto brevi.

Questa è la base vitale che ci da la sicurezza (anche emotiva) di poter avere almeno un anno di tempo per trovare delle soluzioni in caso di situazioni particolari.

 Conto obbligatorio

E’ buona cosa accantonare mensilmente una quota dell’incasso in un conto correlato per pagare contributi pensionistici (Enpam) e tasse (calcolabili indicativamente da parte del commercialista con delle proiezioni). Se infatti non abbiamo questo accantonamento, in un momento di emergenza e/o di mancanza di liquidità, potremo essere costretti a sottoscrivere ulteriori debiti per pagare tali tasse e contributi.  Questi impegni solitamente si protraggono negli anni, con grave appesantimento dell’ambito economico lavorativo e di quello emotivo personale.

 Giocare al Coperto

La nostra attività richiede degli investimenti. Ogni giorno ci vengono proposti vari “giocattoli luccicanti”, attrezzature e soluzioni che cambieranno la nostra professione “da così a così”. Le motivazioni che ci spingono a tali acquisti sono molteplici: economico-fiscali, promozionali, qualitative. Qualche volta però la decisione è basata sull'emotività o soltanto sulla valutazione del flusso di cassa in entrata. Queste motivazioni possono risultare illusorie e rischiose, perché non sempre collegate al reale risparmio di costi o aumento produttivo.

Per ogni investimento infatti va valutato attentamente, oltre all’ambito fiscale (importante, ma non fondamentale) anche l’aumento di produttività, di velocità, di risparmio costi che si otterrà con l’attrezzatura acquistata. Questi sono calcoli da fare con attente proiezioni il più possibile realistiche.

Esistono acquisti che hanno un ritorno sull’investimento a breve di 1-2 anni (sono quelli che preferisco), quelli a medio 3-5 anni e quelli a lungo oltre 5 anni (ma qui si tratta di investimenti di tipo immobiliare e di grandi ristrutturazioni).

Se possibile per ogni investimento (salvo quelli immobiliare) è bene avere sul conto un importo pari alla copertura dell’investimento, in modo che, in caso di situazioni particolari, si possa evitare di lasciare debiti aperti e di diventare facilmente aggredibile.

Se non si possiede tale cifra meglio rimandare l’acquisto o scegliere altre alternative. Del resto i modi per migliorare la produzione e la velocità solitamente costano sempre molto poco o sono gratis….

Per quanto riguarda quelli importanti (immobiliare e ristrutturazioni), a cui non sempre è possibile avere una contropartita contabile immediata, bisogna sempre valutare con un consulente preparato quali possono essere le formule per evitare di diventare preda dei debiti,organizzando delle adeguate “vie di uscita”. Oggigiorno è fondamentale non trattare tali aspetti con leggerezza in quanto anche le realtà contingenti (emergenze sanitarie/economiche, indebitamento dei governi) non permettono di poter recuperare facilmente eventuali momenti negativi.

Controlla il budget
Vanno valutati molto bene i fondamentali. Ragionare sul Bilancio Economico va bene,  tuttavia, alla fine, quello che conta sono i flussi di cassa, i  valori di uscita ed entrate che rappresentano la base di tali bilanci economici.

E’ molto utile, a tale scopo, avere un controllo sul budget di spesa annuale cercando di dividerlo mensilmente per voce in maniera da aver sempre chiaro quali siano le uscite per ogni area di spesa. In questo modo sapremo che cosa ci aspetta e soprattuto quali sono le voci che potrebbero variare in  caso di aumenti o diminuzione (come nel caso dell’emergenza) di ore produttive.

Questo può servire anche nel  caso di una analisi “stress test” cioè una valutazione di quali possano essere le future modificazioni di spesa, in caso di una diminuzione di produzione su vari livelli. Tale una decisione però (tagli) sembra molto semplice sulla carta o nelle analisi degli aziendalisti, tuttavia è in realtà difficile da attuare per le conseguenze che ne derivano. Il taglio del personale spesso influisce sulla produzione e sempre sul servizio. Tagliare sulla qualità del materiale di consumo o del tecnico può compromettere il nostro lavoro a tal punto da trasformarsi in una spesa maggiore.

Certamente è molto meglio aver cominciato una strategia di riduzione di costi fissi mensili, come i leasing continui, che possono rivelarsi fiscalmente vantaggiosi (è sempre così?),  ma pericolosi in periodi di emergenza come questi.

 Consulenti

Una spesa che va senz’altro attentamente ponderata soprattutto in questo periodo ed quello delle consulenze, di ogni tipo.

Il discorso sui collaboratori clinici è molto delicato. Si può valutare se ogni collaboratore sia veramente necessario o se collabori attivamente allo studio. Qualora la redditività o l’apporto sostanziale ed emotivo non sia quello desiderato dobbiamo decidere se sostituirlo personalmente nelle ore (nel caso dei collaboratori indifferenziati) o se o cercare un sostituto. Questo dipenderà dalle varie situazioni, tuttavia in caso di emergenza futura molto più lunga nel tempo, la situazione potrebbe  forzarci verso questa scelta. Anche in situazioni normali la lentezza, le incapacità relazionali, l’antieconomicità devono farci riflettere sulla reale utilità per lo studio  di tali operatori. Molto spesso gli studi che hanno deciso per una sostituzione (faticosa, ma possibile) hanno migliorato notevolmente le entrate e anche la fidelizzazione dei pazienti.

Anche certe consulenze di tipo gestionale di alcuni aziendalisti/consulenti esterni hanno dei costi enormi (decine di migliaia di euro!) che spesso non trovano riscontro in un reale ritorno. Inoltre, provenendo da settori diversi dal nostro, la poca esperienza sul campo non gli permette di gestire correttamente tutte le situazioni che ci troviamo ad affrontare. Spesso riportano solo soluzione “precotte” imparate dall’azienda di formazione.

Paghiamo molto chi sa poco e non ci accorgiamo che invece i migliori consulenti gestionali li abbiamo già in studio: il nostro personale e noi.

Con alcune  indicazioni e una serie di riunioni possiamo ottenere risultati notevolmente maggiori rispetto ai mensili rapport inviati dai “lavoranti” delle aziende di consulenza.  Il tutto praticamente gratis… (se non il costo orario per le riunioni…)

Il terzo consulente è il commercialista. In questo periodo tra tutte le proposte di contributi, crediti di imposta, cassa interazioni, fondo perduto ecc non avere una persona preparata ha rischiato di farci perdere migliaia di euro. Non solo, ma considerando il possibile aumento di aggressività fiscale e patrimoniale questo consulente rappresenta la figura più importante dal punto di vista costo/guadagno.

Possiamo aspettare a decidere sul collaboratore clinico (…alla fine i pz sono affezionati…), iniziamo a pensare di cambiare quello gestionale (peccato, avevo qualcuno con cui parlare dei miei problemi…), ma continuare a mantenere un commercialista che fa spallucce alle nostre richieste o che ci crea dei problemi fiscali ed economici non è più sopportabile. Ogni giorno potrebbe causare un grave problema le cui conseguenze graverebbero sul nostro futuro economico, appesantendo la nostra professione.

 Queste sono semplici regole di buon senso che però hanno permesso, a chi le aveva già applicate, di superare questo momento con maggiore tranquillità e prepararsi in maniera a più solida per il futuro.

 

In momenti come questo però non bastano le regole, è anche importante l’atteggiamento, con cui affrontiamo tali situazioni. Preoccuparsi troppo della situazione infatti può attivare la famosa catena ipotalamo-ipofisi-surrene con produzione di cortisone, mettendo in azione la risposta “lotta-fuga”. Questo influsso ormonale blocca le potenzialità di pensiero e riduce la nostra creatività. Siamo così tanto preoccupati che non vediamo vie di uscita. Un atteggiamento positivo invece permette di attivare altre catene ormonali che ampliano le nostre possibilità.

In fin dei conti il Covid ci ha dato però anche qualche vantaggio. Ci sono infatti degli strumenti, comportamenti che ci possono aiutare a migliorare i nostri risultati. Sono strumenti conosciuti che magari volevamo già utilizzare, ma poi ci siamo sempre fermati per la paura della reazione del paziente. In questo periodo invece possiamo avere una forte leva decisionale per rendere accettabili tali  richieste . Ad esempio

 Gratis?

Molte prestazioni semplici,controlli, piccoli ritocchi ecc venivano praticamente sempre non fatte pagare al paziente.

Adesso però, considerando il tempo per la nuova sanificazione ambientale, realizzata magari utilizzando macchinari particolari, i costi della preparazione delle sale aumentano e non possono esser più trascurati. Questo lo si può far capire al paziente spiegando che causa un aumento dell’impegno nella sanificazione ambientale (anche per la sua sicurezza…),  in questo periodo siamo costretti a richiede un importo minimo per ogni prestazione. Quindi potremo ragionevolmente eliminare le prestazioni gratis.

E’ importante per evitare obiezioni, che il personale si prepari un discorso e sia lei a richiederlo al paziente in maniera ferma e gentile.

Pagamenti anticipati? si grazie

Soprattutto per igiene o per altri pagamenti si può richiedere di effettuare il pagamento anticipato via bonifico, in maniera che la loro presenza in studio sia il più breve possibile e riservata soltanto alla terapia. In questo modo si riducono scambi e assembramenti dovuti a attese.

Si può, con la stessa giustificazione, proporre maggiormente i pagamenti anticipati o ridurre il numero degli acconti.

Questa è una misura che attuiamo da anni e che è aumentata molto in questo periodo.

Mancati appuntamenti…proviamo

Far pagare il mancato appuntamento è sempre stato qualcosa che ci piacerebbe fare, ma che raramente facciamo… La soluzione in questo caso è cercare di ridurli, con un “protocollo” che può garantire tale risultato.

Tuttavia qualora non fossimo organizzati e ci trovassimo nella condizione di avere un frequente  numero di mancati appuntamenti (di tipo clinico), in questo periodo, la segretaria può avvertire che a causa della preparazione della sala, tramite la nuova sanificazione ambientale, lo studio sarà costretto ad addebitare un importo in caso di mancato appuntamento.

Qualche collega sta attivando tale risposta anche per gli appuntamenti di igiene

Terapie lunghe

Qui non c’è molto da dire. Possiamo semplicemente spiegare al paziente che ci troviamo nella condizione di dover ridurre il numero degli appuntamenti della giornata, per evitare il via vai dei pazienti. Questo ci permetterà di spiegare al paziente che nelle prossime sedute verranno svolte più prestazione nella stessa seduta,accorciando quindi i tempi dell’intero ciclo di cure.

Una simile organizzazione aumenta notevolmente la redditività dello studio e anche la serenità dei suoi componenti.

Selezione pazienti In questo periodo lo studio ha ampia libertà gestionale e decisionale. Possiamo quindi ritardare certi appuntamenti o spostarli consigliando a certi pazienti (quelli che vogliamo eliminare per svariati motivi), che  a causa dell’aumento dei tempi di sanificazione e della riduzione del numero delle prestazioni, siamo costretti a dover limitare la possibilità di cura. Per questo non possiamo prendere in cura tutti in tempi brevi, ma dovremo spostare iil trattamento nei prossimi mesi o consigliarsi di rivolgersi ad altro collega. Perdere certi pazienti (lo sa chi lavora) può rappresentare un importante risparmio di costi economici e soprattuto emotivi….

 

Questa esperienza ci ha toccato profondamente in quanto è stato un vero cigno nero, qualcosa a cui non eravamo preparati. Tuttavia il modo in cui ci stiamo reagendo a tale situazione determinerà il risultato futuro.

Tale emergenza sanitaria ha riportato un po le cose più vicine alla terra, e al buon senso. Abbiamo visto cosa accade a chi si indebita basandosi sui futuri incassi (…le catene crollate). Questa specie di “sistema Ponzi” rappresenta una scommessa molto rischiosa. Non siamo speculatori o imprenditori in cerca di profitto, ma dei dentisti e dobbiamo assicurare le cura al nostro paziente. Per fare questo non va bene fare il “passo più lungo della gamba” anche se sembra facile, ma è meglio seguire le più sicure garantite regole del “buon senso” che ci permetteranno di portare avanti una attività solida e senza troppi rischi.

 

dr.Tiziano Caprara

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