Come migliorare efficienza e serenità nello studio dentistico

        Sono ormai passati 30 anni e 40.000 “ore riunito” da quando ho aperto lo studio. Nella mia storia professionale ho sempre cercato di migliorare l’attività visitando gli studi dei migliori gestionali a livello mondiale come Carlo Guastamacchia, Howard Farran, Omer Reed, Tom Orent, Paul Homoly, Steve Rasner... tutti colleghi-relatori che parlavano di aspetti gestionali e che avevano raggiunti importanti risultati. Quindi conoscevo bene l’aspetto efficienza, che ho condiviso in questi 20 anni di corsi con più di 9.000 partecipanti.  Molti di quelli che stanno leggendo questo articolo mi hanno conosciuto in questi corsi.

Nel 2002 seguii un collega Australiano Paddy Lund che parlava dello studio “improntato sulla felicità”. Già allora iniziai a cambiare alcuni aspetti e notai che la serenità rendeva il personale molto più efficiente. Anche gli ultimi studi della PNEI (psico-neuro-endocrino-immunologia) fanno notare come le persone stressate (il dentista che si arrabbia spesso o l’assistente sempre rimproverata) rendano molto di meno e si ammalino di più. Infatti se è vero che non si può essere sereni se non si è efficienti (se l’assistente non fa ciò che dici o se l’agenda non è ben organizzata...non sei certo tranquillo)  è anche vero che la serenità rappresenta la condizione necessaria all’efficienza. Da allora ho sempre cercato degli strumenti che potevano coniugare efficienza e serenità.

Alcuni anni fa ho scoperto il sistema Kaizen che unisce tali aspetti. Infatti permettendo un miglioramento  dell’efficienza a partenza dal personale, aumenta anche la motivazione e la serenità all’interno dello studio. Ho iniziato ad applicare tale sistema creato per le aziende di produzione, cercando di adattarlo ad uno studio dentistico. L’ho quindi chiamato Dental Kaizen™ .

E’ uno strumento che fornisce notevoli vantaggi, ma necessita prima un passaggio attraverso una fase di consapevolezza comune. Ogni cambiamento infatti attiva delle resistenze. A nessuno piace cambiare, neanche a me. Infatti un cambiamento per attuarsi deve prima avvenire a livello emozionale. Ciò  può essere realizzato facendo comprendere come si creano certe dinamiche e cercando di attivare un nuovo atteggiamento che potremo definire “Dental Zen™”. Dopo questa fase propedeutica all’accettazione e comprensione del  processo Kaizen, si iniziano a valutare qual è il valore che lo studio fornisce e fa percepire al paziente, identificando i vari flussi e processi. In questa fase il Kaizen è molto pratico: non si analizzano tutti i processi, ci vorrebbero anni e sarebbe inutile e demotivante, ma si valutano solo quelli che creano problemi allo studio. Per problema si definisce la variazione tra le nostre aspettative e la realtà. A questo punto si entra nel Gemba (o area di lavoro) e si analizzano le esperienze (per le relazioni) e i processi (per le informazioni) in modo da comprendere dove ci siano sprechi e aree di miglioramento. 

Il Dental Kaizen non è soltanto “definire degli obiettivi” ma un processo molto diverso da quello che viene fatto solitamente nello studio dentistico:

riunione- dentista che parla- personale che ascolta- tutto torna come prima...

In questo caso una o più riunioni servono per creare la consapevolezza iniziale e per comprendere  quali siano le aree da migliorare. Il vantaggio è che in questo processo è proprio il personale a fornire le idee per il miglioramento. Sono loro che vivono lo studio quotidianamente e quindi in un mastermind possono suggerire delle idee molto utili, migliori di quelle che ci vengono fornite a caro prezzo dai soliti “consulenti”. Una volta identificate le aree di miglioramento si parte con un programma che viene mantenuto settimanalmente attraverso uno o più pannelli, chiamati Kanishibai. E’ il personale stesso che con obiettivi e tempi definiti realizza le cose e modifica lo studio. Inoltre, grazie a dei sistemi di verifica, mantiene il miglioramento raggiunto. Infatti uno dei problemi che si verifica nella organizzazione è il mantenimento stesso dell’organizzazione raggiunta. Questa infatti con il tempo tende a “degradare naturalmente”, in quanto nuovi componenti  o altre accadimenti possono ridurre tale pianificazione. Con il Dental Kaizen™ questo non accade, ma lo spostamento è soltanto in meglio.

E’ uno strumento che mi ha subito colpito non solo per la sua efficacia, ma per il suo pragmatismo e anche perchè (finalmente...) gran parte del processo di miglioramento viene realizzato e gestito dal personale ausiliario. Con tale sistema abbiamo terminato  delle cose di cui continuavamo sempre e soltanto a ridiscutere, ma che non si concretizzano mai. In 5 mesi siamo riusciti a realizzare quello che desideravamo fare da 5 anni!

Con il Dental Kaizen non si finisce mai di migliorare in quanto si tratta di un processo  continuo che migliora in maniera lenta, ma costante la nostra attività.

Questo influenza positivamente l’efficenza e condiziona in maniera importante la serenità dello studio. Infatti quando il personale comprende che serenità e risultati sono correlati ed è consapevole di poter modificare il proprio ambiente di lavoro, l’approccio allo studio cambia completamente. Non più passiva manodopera, ma attiva mentedopera. Il personale è molto più sereno e offre molti più consigli e suggerimenti che modificano l’ambiente. Inoltre riducendo non solo gli sprechi economici e di tempo, ma anche quelli relazionali si migliora ancora di più la qualità di vita lavorativa.

In definitiva si risparmiano soldi, il paziente è più contento e il personale è più sereno e quindi il dentista vive meglio ... e migliora anche la redditività.

Per conoscere il Dental Kaizen e gli aspetti

che ci permettono di migliorare efficienza e serenità nello studio

“Mastermind”

23-24-25 settembre a Bardolino

 Questo è uno degli aspetti che tratterò al prossimo corso del 23-24-25 settembre, in cui valuteremo tutte le aree di miglioramento dello studio e dove sarà presente anche il dr. Alessio Vignato che ci spiegherà in dettaglio tali ambiti.

Dopo aver parlato per molti anni di gestione e analisi dei costi ho capito che quello che rende lo studio più produttivo è la serenità lavorativa e la conseguente efficienza del personale. Penso infatti che il fine ultimo del dentista sia proprio la serenità. Se il dentista è sereno riverbera tale sentimento sul personale, sui paziente e a livello privato sulla sua famiglia. Gli effetti sono notevoli e influiscono molto sulla nostra felicità.

Oggigiorno si vedono spesso promozioni di chi vuole farci “incassare l’inimmaginabile” aumentare il “profitto” o libri di commerciali che riportano concetti di vecchie pubblicazioni del tipo “Million dollar dentistry” o “Building your million dollar solo practice” del 1995...

La domanda da farci è: siamo nati solo per incassare di più? lo scopo  della nostra vita è quello di diventare dei business-man?

Il fine ultimo della nostra professione non è solo una “k “ vicino ad un numero (valore incasso mensile), ma è composto da altre cose la cui realizzazione ci rende felice.

Penso che l’obiettivo più importante sia creare uno studio efficiente che renda sereni noi, i nostri pazienti e il nostro personale. In fin dei conti i soldi ci servono per vivere bene, per essere felici insieme alle persone con cui viviamo e se otteniamo questo già nel nostro lavoro  saltiamo un faticoso passaggio.

Vi aspetto al corso...

Temi del corso del 23-24 25 settembre

  • Il futuro dello studio dentistico : pazienti e opportunità
  • La motivazione del dentista e la nuova realtà
  • Strategie di comunicazione professionale : come promuoverci professionalmente per aumentare il numero dei pazienti
  • La creazione della fiducia
  • Migliorare l’accettazione da parte dei pazienti nel nuovo contesto
  • Vendere il prezzo e farsi pagare
  • Ritenzione 100%: il tesoro in giardino dei pazienti fedeli
  • Tempo impegnato e tempo lavorativo, capire la differenza per impostare una reale agenda produttiva. Come delegare tale compito alla segretaria...
  • Aspetti economici del buon senso: Regole della redditività e analisi dei costi semplificata
  • Monitoraggio semplice dello studio
  • Il personale ausiliario, l’oro dello studio; come motivare e coinvolgere questa fondamentale risorsa
  • Dental Kaizen il sistema per l’auto-miglioramento continuo
  • Dr. Alessio Vignato: Dental Kaizen®, creare un processo di miglioramento continuo gestito dal personale, il sogno di ogni dentista...
  • Dr. Marco Snaidero: Società e fisco, sapere come organizzare passaggi generazionali e società
  • ... e altri importanti argomenti

PROGRAMMA e ISCRIZIONI 

 

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