Noi siamo dei professionisti che gestiscono un’attività professionale. Come ogni attività questo comporta il controllo di 3 importanti aspetti:

  • Gestione del tempo
  • Gestione del denaro
  • Gestione delle persone

La gestione del personale sembra essere il problema maggiore della nostra attività

Infatti a guardarci bene, notiamo che tutti i tre aspetti in realtà dipendono dal comportamento delle persone.

Il tempo dipende molto da come le segretarie gestiscono l’agenda.

Il denaro dipende dalla produzione (che a sua volta dipende dall’agenda e dall’efficienza delle assistenti) e dalla gestione dei pagamenti (sempre di competenza della segretaria).

In definitiva la gestione del personale condiziona tutte le variabili della nostra attività.

Il personale permette alla nostra attività di svilupparsi, ma al tempo stesso la condiziona.

In tutti questi anni molti colleghi mi hanno raccontato storie incredibili di come il personale li abbia aiutati ad accrescere la propria professione; ho però anche sentito racconti terribili di come i dipendenti siano diventati delle vere e proprie palle al piede del titolare dello studio.

Potrei scrivere un libro riassumendo tali racconti... in realtà ho dedicato a tale argomento un intero capitolo nell’ultimo libro Dentista Zen   oltre al già famoso report “Come creare dei dipendenti eccezionali”.  

Non si può generalizzare. Se dovessi farlo direi che la maggior parte delle nostre assistenti e segretarie sono persone eccezionali che si dedicano allo studio e anche si sacrificano per questo.

Tuttavia non tutte sono così.  

Le assistenti, come le persone, sono diverse e quindi ci possiamo trovare in differenti situazioni.

Ad esempio possiamo avere una persona che si comporta così.

 

Dipendente: “Dottore fa freddo”

Dentista: “Accendi il riscaldamento”

 

Questa è la cosiddetta manodopera che aspetta che il dottore le dica sempre cosa fare. Solitamente ci riempie di domande inutili o che riguardano aspetti banali,  che abbiamo già ampiamente spiegato.

Metaforicamente parlando può essere paragonata ad un “peso morto” che deve essere sempre spinto o stimolato. Da solo difficilmente si attiva.

In effetti se ci pensiamo è anche un comportamento naturale , volto al risparmio di energie cognitive. E’ più facile chiedere cosa fare piuttosto che pensare ed analizzare la situazione per cercare una soluzione.

Bisogna capire come mai ci troviamo in questa situazione.

Il fatto di soddisfare sempre tali domande può far nascere nell’assistente il pensiero che sia più facile domandare che pensare.

Questa persona ci richiede uno sforzo continuo per essere motivata e per fornire continue spiegazioni. Tuttavia è sempre meglio delle situazione successiva:

 

Dipendente: “Ah ma qui fa troppo freddo. Non si può andare avanti così. Mica si può pretendere che uno venga al lavoro per ammalarsi.. “

Dentista: “… mah….”

 

Questa è la persona che ama più lamentarsi che agire. E’ il cosiddetto “terrorista a bordo” perchè lascia in giro varie bombe.

In questo caso le bombe sono spesso emotive (lamentele inutili) o anche “reali” nel senso che solitamente una persona di questo tipo non svolge i propri compiti e li  “molla”  alle colleghe. Questo è una situazione molto pericolosa sia per l’efficienza che per la serenità dello studio e va risolta con la “spada” nel senso che un simile comportamento se tollerato (e quindi indirettamente stimolato) può portare grosse problematiche e difficoltà allo studio.

E’ quello che può essere definita “mela marcia” nel senso che tali comportamenti possono infettare anche le altre dipendenti che si chiedono perchè dovrebbero lavorare tanto per gli altri...

 La terza persona o situazione invece è molto diversa dall precedenti ed è quella a cui dobbiamo arrivare:

 

Dipendente: “Dottore mi sembra che la temperatura sia bassa, anche per i pazienti  che devono stare fermi, posso provvedere e accendere il riscaldamento?”

Dentista: “Bravissima, fai pure”.

 

Questa è la persona che non vede i problemi, ma le soluzioni. E’ la persona giusta per migliorare non solo l’efficienza dello studio, ma anche la sua serenità. Tale comportamento va assolutamente stimolato non solo in maniera indiretta (nello spogliatoio delle mie assistenti ho messo la scritta: “Non portatemi problemi da risolvere, ma soluzioni da approvare”) , ma anche direttamente con continui rinforzi quando si palesa.

Questo è la assistente-segretaria che può rendere lo studio molto produttivo e anche un bel posto dove lavorare. Viene definito mentedopera o il campione.

Come riuscire ad avere persone che utilizzino la propria testa e valutino soluzioni?

Ne parliamo in parte nella prossima LIVE registrata e nel prossimi post pubblicati nel gruppo Dental Kaizen 

 

 

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