Il rasoio di OCCAM è un principio che forse molti conoscono e che riguarda un approccio metodologico che tende a scegliere, tra le varie soluzioni possibili di un problema, quella più semplice o per essere più chiari: “elimina il complicato”.

Questo principio è da preferire anche per quanto riguarda il personale. Vediamo come.

Il problema del personale riguarda vari livelli:

 

1) Scarsità: questo è un problema che è stato già anticipato vari anni fa (evento del 2018 “La professione che verrà”), ma che allora, agli occhi dei colleghi, non sembrava così urgente. Stiamo purtroppo assistendo ad una transizione demografica importante, che porta ad avere meno giovani assistenti rispetto a quelle richieste. La domanda di personale supera l’offerta.  Inoltre la barriera del corso ASO restringerà ulteriormente questo bacino. C’è il rischio di non poter lavorare per mancanza di personale. 

 

2) Capacità: Abbiamo visto, nel precedente articolo, che le assistenti/segretarie non sono tutte uguali.  C’è chi deve essere continuamente spinto e motivato, chi si lamenta e tende a fare il meno possibile, e chi invece è molto efficiente e ha la capacità di risolvere le varie situazioni. Purtroppo questa ultima categoria è molto rara, non si sa se per colpa del dentista o del dipendente… 

 

3) Risorse: Per trovare le persone giuste ci vorrà sempre più tempo, per la selezione (bisogna avere un discreto numero di candidate per fare una selezione), per i colloqui e per le prove. A questo punto bisognerà formare adeguatamente la nuova assunta e qui il tempo è praticamente infinito… soprattutto oggi dove le conoscenze di una ASO sono molto più ampie e complesse di una assistente degli anni ’90. Questo tempo incide non solo sull’impegno del dentista, ma anche sulla produttività e quindi sull’incasso dello studio.

In una ricerca di circa 20 anni fa, di cui però non ricordo al momento i riferimenti, si confrontava l’incasso di strutture similari come anni di apertura, numero di riuniti, di operatori e di personale.  Si notava che gli studi con personale assunto da almeno 10-15 anni aveva una produttività maggiore rispetto agli studi che cambiavano personale ogni 4 anni. Non penso che ci voglia un ricerca per capirlo…

 

Quindi ci troviamo un problema su più livelli ed è qui che ci aiuta il famoso rasoio di OCCAM. Grazie a questa metodologia possiamo dire che la soluzione più semplice è: non cambiare personale. 

 

Sembra una cosa assurda. Se uno è da cambiare, è da cambiare. Anch’io ho sono stato costretto a “separarmi” dal personale quando non andava bene. 

 

Ma chiediamoci: “perché non va bene?”

 

Ci sono situazioni legate alla persona: è incapace, risponde al dottore, non sa parlare con il paziente, è lenta, non si trova con le colleghe…. Ma siamo sicuri che sia realmente così?

 

Personalmente, in più di 30 anni di studio monoprofessionale,  ho avuto assistenti che sbagliavano e che quindi rimproveravo spesso, fino al punto che mi “dava fastidio” solo il fatto averle vicino.

Con la tecnica dei rinforzi positivi e della linea di Losada descritta nel libro “Dentista Zen” e di cui parleremo al corso Mastermind 22 di settembre, nel giro di 2-3 mesi sono diventate le più brave dello studio ed io ero veramente contento di loro.

 

In altri casi ciò che manca non è solo il rinforzo, ma anche la formazione  sia per ciò che riguarda gli ambiti clinici che quelli extraclinci. 

Ho visto segretarie, incapaci di chiedere soldi, risolvere il problema del recupero crediti di uno studio, grazie a una formazione specifica che attraverso i role playing, stimolava le capacità relazionali.

 

Personalmente ho recuperato molte assistenti e prima di licenziarne una cercavo sempre di recuperarla, anche per molto tempo, considerando l’investimento di tempo e denaro che la sua formazione mi era costata. 

In altri casi se mi accorgevo, durante il periodo di recupero, che l’assistente non faceva più al caso nostro, organizzavo dei ricambi in maniera “indolore” sia per l’assistente che per lo studio.

 

Prima di definire “sbagliata” una persona però cerchiamo capire se:

 

  1. Non forniamo abbastanza rinforzi positivi, che potrebbero (in maniera gratuita) far rinascere e rendere sicura una nostra dipendente , su cui abbiamo investito.
  2. Non abbiamo fornito una formazione adeguata sia per ambiti clinici (attraverso lo shaping) sia per gli ambiti extraclinci (con il role playing) 
  3. Non abbiamo creato un ambiente lavorativo in cui la serenità e di conseguenza l’efficienza sono gli obiettivi cui vogliamo tendere per migliorare la qualità di vita lavorativa di tutti

 

Chiaramente tutto questo richiede tempo… ma ce ne impiegheremmo molto di più assumendo e formando da zero del nuovo personale, che potrebbe in futuro rivelarsi una scelta sbagliata. 

 

Tutto questo è valido se la “separazione” dipende da noi.

 

Nella realtà purtroppo ci troviamo anche di fronte ad altre cause che possono determinare una interruzione del rapporto di lavoro: 

Maternità: questa rappresenta una interruzione temporanea. Purtroppo oggi si assiste ad una quasi totalità di “gravidanze a rischio” che comportano l’assenza del dipendente per un periodo di circa 2 anni! Tuttavia le persone valide si aspettano. In ogni caso ritornerà per un part time e forse in seguito per un full time

Malattia e Trasferimento: queste sono le uniche cause che ci possono obbligare ad una nuova e rapida ricerca di personale e a cui difficilmente possiamo porre rimedio. Considerando tutte le cause di interruzione del rapporto di lavoro rappresentano per fortuna una minoranza.

Furto: questa è una situazione molto sgradevole, anche se reale, che obbliga ad una interruzione del rapporto di lavoro e che comunque va prevenuta con vari strumenti

 

Considerando che in futuro la possibilità di assumere personale formato sarà molto più rara, dovremo valutare molto bene due aspetti:

  1. Attrarre campioni: in futuro purtroppo si potrebbe assistere anche al “furto” di assistenti tra i vari studi. Dovremo quindi cercare di arricchire i compensi dei nostri collaboratori utilizzando i vari strumenti messi in campo da legislatore a tal fine.
  2. Fare il meglio con ciò che si ha: dedicare tempo alla formazione e ai rinforzi per il nostro personale in maniera da migliorare l’efficienza e l’ambiente lavorativo. 
  3. “Assicurazione da sovradimensionamento”: sarà importante avere più personale rispetto alle ore necessarie, in modo da assicurarsi contro eventi come malattie o dimissioni. E’ bene organizzare un piano B che possa compensare in tempi eventuali mancanze di personale. Avere più assistenti part time, eventualmente disposte ad aumentare il monte ore, ci può aiutare in questo. 

 

Il personale sta diventando una componente sempre più importante per la conduzione di uno studio professionale in quanto in futuro potrebbe essere “merce rara”. Questo potrà comportare un aumento del costo del lavoro (sia in termini di compensazione che di ore aggiuntive) che dovremo prevedere e compensare nella  gestione della nostra attività.

 

Per ottimizzare la formazione e anche per motivare maggiormente il nostro personale

sono aperte le iscrizioni per il corso “Il personale che vogliamo” il 4-5 novembre 2022

 

Vi aspetto

Tiziano Caprara

Ogni riproduzione riservata 

 

 

 

 

 

Commenti  

# Paolo valentino 2022-06-26 22:13
.....ma quanti hai ragione.
Complimenti .Paradisi Paolo
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# Proprietario 2022-06-27 14:03
Caro Paolo
effettivamente è ormai così... bisogna però preparasi per tempo.
Altrimenti c'è rischio in futuro di trovarsi senza personale...
un caro saluto
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# Paolo valentino 2022-06-27 18:04
Dare la possibilita alle persone di iscriversi al corso ASO anche con titolo di studi di TERZA MEDIA O PROFESSIONALE.Si avrebbe molta più offerta.
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# tizianocaprara@gmail.com 2022-06-28 10:19
Effettivamente...
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