Trovare le persone giuste (1 parte)L'assunzione efficace

Trovare le persone giuste (1 parte)

L'assunzione efficace 

Scegliere le persone giuste” è una di quelle frasi storiche che difficilmente dimentico. Mi ricordo una volta, molti anni fa, quando partecipai ad un corso sulla gestione dello studio, a Milano. Arrivò il momento dell’argomento “dipendenti” ed il relatore esordì in questo modo: “Se non volete avere problemi con il personale ausiliario, basta assumere le persone giuste!”

Facile no? Alla domanda quali fossero le persone giuste, la risposta fu: “Le persone giuste sono quelle motivate e di cui ti puoi fidare.” Quindi se vuoi avere persone motivate devi assumere le persone giuste e le persone giuste sono quelle motivate! A quel punto mi sono alzato e me ne sono andato per ovvi motivi (a parte il fatto che il conferenziere non aveva dipendenti...).

Ora lasciando perdere le ovvietà, come possiamo trovare e assumere la persona giusta, quella che dà la “spinta” allo studio? Come facciamo a trovare questo diamante grezzo? Esiste veramente o è una ricerca infinita, come quella del Santo Graal? Questo ambito mi ha sempre incuriosito o meglio l’interesse era diventato una necessità dopo aver provato gli effetti delle persone NON giuste all’interno dello studio: spreco di tempo, arrabbiature, perdita di pazienti e di denaro ecc.

Tutti noi sappiamo quante notti insonni può provocarci l’assistente sbagliata. Una persona inadatta all’interno dello studio, può rovinarci, in poco tempo, quell’equilibrio che aveva richiesto anni di lavoro.

L’assunzione è il momento più delicato della gestione del personale ausiliario, perché è da quel colloquio che deriverà la nostra tranquillità o la nostra “futura disperazione”. E’ come sposarsi avendo a disposizione una settimana di fidanzamento: ogni giorno ti chiedi se hai scelto la persona giusta.

Segretarie che sbagliano preventivi (chissà perché sempre in difetto), assistenti che ricoprono più il ruolo di “dama di compagnia” che di collaboratrici o che ci lasciano nel bel mezzo di un’estrazione, perché l’orario di lavoro è finito, queste sono le possibili realtà di chi non seleziona bene il personale e non lo forma adeguatamente.

Ci sono anche assistenti e segretarie che rimangono oltre l’orario di lavoro senza segnare gli straordinari, che sono molto apprezzate dai pazienti e che si fanno in quattro perché lo studio mantenga uno standard di qualità. Queste persone esistono veramente e possono far parte del nostro studio, se si ha il tempo (e la voglia) di cercarle attraverso una corretta selezione.

Esiste un sistema che ci può aiutare in questo, partendo dal metodo di ricerca per poi approfondire l’indagine nel colloquio e nelle prove pratiche. È un metodo semplice che può essere applicato alla nostra realtà. Alcuni “aziendalisti” propongono altre metodiche, che tuttavia risultano troppo indaginose (applicabili solo alle grandi aziende) o troppo semplici (danno risultati insufficienti).

Il metodo per aumentare le percentuali di successo nello scoprire la “persona giusta” si basa principalmente su quattro passaggi, preceduti da un’analisi interna e dalla definizione di ciò che intendiamo per “persona giusta”.

“Pulire il giardino”

Se vogliamo trovare dei dipendenti eccezionali, per prima cosa dobbiamo preparare un ambiente adatto allo sviluppo delle capacità personali. Per questo è importante cercare di eliminare gli elementi negativi, “le mele guaste che contaminano il cesto”. Tuttavia ciò che accade spesso è esattamente l’opposto. Si cerca di mantenere fino all’ultimo quella persona che sappiamo essere negativa per lo studio, per i pazienti e per l’atmosfera con le colleghe, in quanto nutriamo la speranza che col tempo possa cambiare. Intanto la sua influenza danneggia anche l’operosità delle altre.

Esistono anche dei casi umani, situazioni particolari in cui sarà il dentista a decidere. Tuttavia non è neanche giusto che sia lo studio a farsene carico. A parte rare circostanze nella maggior parte dei casi si evita di terminare un rapporto di lavoro per paura di alcune conseguenze, quali:

- Non posso licenziare: a meno che non ci troviamo in complesse organizzazioni con più di 15 dipendenti, possiamo tranquillamente porre fine ad un rapporto di lavoro. Se esiste una palese giusta causa o giustificato motivo il termine avviene entro i tempi definiti dal livello e dall’anzianità (normalmente 30-40 giorni). E’ opportuno in questo caso contattare il consulente del lavoro per organizzare adeguatamente tale “uscita”. In altri casi è bene sentire anche un avvocato esperto di tali ambiti, per valutare la corretta giustificazione. In mancanza di tali aspetti possiamo ugualmente porre fine al rapporto di lavoro pagando una penale pari a sei mensilità (anche in questo caso è importante contattare il proprio consulente del lavoro). Chiaramente questa è una spesa, che però verrà compensata dal miglioramento dell’ambiente di lavoro (quindi dalla qualità di vita) e anche da una maggiore redditività dello studio.

-Perdita economica: Questa sta già avvenendo e quindi non potrà essere peggiorata dall’interruzione del rapporto di lavoro. Chiaramente un licenziamento richiede una liquidazione, che è bene mettere da parte. Per evitare una diminuita redditività, causata dalla mancanza di personale, è utile valutare per tempo alcuni colloqui di lavoro, in modo da essere pronti con una assunzione sostitutiva.

-Cambiamenti: Cambiare non è sempre piacevole, ma in molti casi è proficuo. Se non ci troviamo bene con quella particolare assistente e le colleghe e i pazienti si lamentano spesso di quella determinata persona, il cambiamento non è solo consigliabile, ma doveroso. Se non cambiamo significa solo una cosa: non abbiamo ancora sofferto abbastanza, ma perché continuare? Nella maggior parte dei casi il cambiamento di personale porta ad un notevole miglioramento nello studio. Anche quando si è convinti di avere i dipendenti migliori, spesso cambiando ci si accorge che si può ulteriormente migliorare.

-Perdita di tempo: Senz’altro una nuova assunta richiede del tempo per essere formata, ma quanto tempo stiamo perdendo ora, per risolvere i problemi che ci crea quella determinata assistente? La formazione del nuovo personale ha un termine, mentre problemi durano per sempre. Inoltre questa può essere un’opportunità in quanto possiamo fornire già da subito una formazione corretta, evitando di incorrere negli stessi errori o problemi.

-Passaparola negativo: Questo è l’unico vero problema. In piccole cittadine, una rottura del rapporto di lavoro non proprio “consensuale” può creare del passaparola negativo, da parte della persona licenziata. In ogni caso mantenere all’interno dello studio una persona che non si comporta correttamente, magari nei confronti dei pazienti, può causare il medesimo danno amplificato nel tempo.

-Diffusione segreti: È bene avvisare che la diffusione di dati sensibili, cui l’assistente è venuta a contatto per causa del proprio lavoro, può essere perseguibile legalmente. Per quanto riguarda tali aspetti è bene organizzarsi preventivamente.

Avere una persona negativa all’interno della nostra attività, conferma la regola della “mela marcia nel cestino con le mele sane”. La contaminazione diretta o indiretta prima o poi avviene. Può accadere direttamente, mediante un’azione di convincimento da parte della stessa persona oppure anche indirettamente tramite il suo esempio.

L’allontanamento di un siffatto dipendente, invece, ha una duplice azione positiva: allontana la fonte dei problemi e rafforza l’autorità del dottore, motivando così ulteriormente le altre componenti del personale.


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Cercare le persone giuste

Il personale che desideriamo: Prima di assumere una nuova dipendente dobbiamo chiarire esattamente chi vogliamo avere al nostro fianco e cosa deve saper fare. Avere una visione precisa, magari per iscritto, della nostra futura assistente o segretaria, ci aiuta a strutturare meglio sia l’annuncio di ricerca, sia il colloquio di selezione.

E’ utile anche capire se vogliamo un’assistente giovane o una più “matura”. Nel primo caso non esistono regole, ma soltanto situazioni personali. Una persona più giovane apprende più facilmente, ha meno impegni familiari e può accedere a particolari contratti di lavoro. D’altra parte la motivazione è minore (soprattutto oggigiorno) e una eventuale maternità può allontanarla dal lavoro per un lungo periodo. Nel secondo caso abbiamo solitamente meno rischi maternità, ma in qualche situazione, un periodo di apprendimento più lungo.

Anche l’esperienza gioca un ruolo fondamentale.  Solitamente è preferibile un'assistente senza esperienza, in quanto un'assistente esperta non sempre ha una preparazione che vale anche per il nostro studio. Ogni professionista ha un proprio modo di lavorare e difficilmente quanto appreso nelle altre realtà andrà bene anche per noi.

Quello che si nota nella realtà è che studi "giovani" preferiscono assistenti giovani senza esperienza, mentre studi maturi preferiscono assistenti più mature e con "esperienza". Probabilmente anche la motivazione del dentista nel formare persone nuove gioca un ruolo fondamentale.

Per prima cosa quindi si definiscono le caratteristiche caratteriali desiderate, i ruoli e i compiti che la nuova assunta dovrà svolgere all’interno del nostro studio. Questo lavoro semplificherà la realizzazione del progetto formativo successivo.

AREE DI RICERCA:Una volta stabilito la tipologia di persona che si vuole assumere, si passa alla fase di ricerca. Per prima cosa è bene selezionare un adeguato numero di aspiranti. E’ molto più saggio ricominciare una nuova ricerca, perché quella precedente ci aveva fornito insufficienti nominativi, piuttosto che accontentarsi della ragazza che abbiamo di fronte perché “tanto non ce ne sono altre”. “Chi cerca trova” dice un detto, quindi, se si vuole avere un adeguato numero di persone da selezionare, è utile ampliare la ricerca.

Le fonti da cui attingere sono molte, ma possono essere divise in 5 aree:

1) Giornali e riviste: nell’annuncio bisogna essere i più precisi possibile, per non perder tempo a visionare lettere o a intervistare persone che non sanno esattamente che cosa le aspetta. L’annuncio può essere pubblicato in due tipologie di giornali:

-Quotidiani locali: costituiscono una realtà che viene ancora considerata come punto di riferimento per la ricerca del lavoro. Il maggiore quotidiano locale aumenta anche la “serietà” del nostro annuncio. È senz’altro uno strumento da preferire. L’unico svantaggio è il costo che risulta più elevato delle altre formule, anche se oggigiorno tali importi sono diminuiti.

-Annunci semigratuiti: le riviste che offrono annunci semigratuiti hanno spesso un target che non coincide con la figura professionale che desideriamo assumere.

2) Rappresentanti e associazioni: i rappresentanti sono senz’altro una utile fonte di informazioni per chi vuole assumere del personale con esperienza. Inoltre possono anche fornire delle parziali “referenze” delle persone che consigliano. Se invece si desiderano delle assistenti senza esperienza, allora diventano molto utili le associazioni di categoria. Si può anche scrivere una lettera all’Ordine dei medici e alle associazioni di categoria in cui li si informa della nostra ricerca di personale.

3)Conoscenza diretta: Questo è un aspetto molto delicato, per cui bisogna seguire una importante regola d’oro:

“Assumi chi puoi licenziare”.

Potrebbe essere rischioso in una piccola cittadina assumere una paziente collegata ad un’ampia cerchia di parenti e amici. Un eventuale licenziamento, non proprio “felice”, potrebbe creare un pericoloso passaparola negativo. Anche per i parenti vale la stessa regola. In caso di licenziamento ci ritroveremo a dover affrontare dei litigi familiari o dei pranzi di Natale molto “tesi”. Ogni volta che assumiamo una persona facciamoci questa domanda: “In caso di un brutto licenziamento che cosa potrebbe succedere”. Un caso emblematico di tale situazione è quello del dentista che aveva assunto la figlia del comandante della Guardia di Finanza che poi non sapeva come licenziare...

4)Centri per impiego e agenzie lavoro interinale: consiglio vivamente i Centri per l'impiego. Sono strutture pubbliche che forniscono gratuitamente una serie di nominativi selezionati in base alla caratteristiche che forniamo. Tali uffici sono molto diversi dai vecchi Uffici Collocamento e si sono molto aggiornati per venire incontro alle offerte di lavoro. Per quanto riguarda le agenzia di lavoro interinale, molto in voga negli anni passati, attualmente hanno perso molto la loro specializzazione e spesso forniscono solo liste di persone indifferenziate, a caro prezzo.

5) Web: esistono (non in tutte le aree geografiche) dei siti o pagine Facebook di associazioni di assistenti che possono veicolare il nostro messaggio.

Una volta individuato la fonte dovremo valutare l'annuncio e quindi selezionare i curriculum per organizzare dei colloqui e delle prove.

Di questo parleremo nel prossimo articolo...

Dr.Tiziano Caprara

PS per chi ha appena assunto una assistente/segretaria e la vuole impostare correttamente oppure ha già del personale che vuole motivare maggiormente nella realizzazioni dei progetti dello studio, può iscrivere al corso "Il personale che vogliamo " che verrà organizzato  il 17-18 maggio a Udine.

 

Scritto da Dr. Tiziano Caprara

Coaching e Mentoring in Odontoiatria Laureato all’Università di Bologna. Si interessa da più di 10 anni di gestione dello studio dentistico. leggi tutto Website: http://www.tizianocaprara.com

2 commenti

  • molto interessnte e piacevole da leggere, bravi!

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