Ma come fa a fare tutto?

Ma come fa a fare tutto?

La Gestione del tempo personale

ovvero come liberare la mente

 

Sono molti anni ormai, che seguo le varie filosofie della “gestione del tempo” per ottimizzare la produttività personale e vivere meglio. Ho scoperto molte teorie a riguardo: la Time Management della Summit, le 7 abitudini del successo della Franklyn Covey, il Programma di Efficienza Personale di K Gleeson, il Multitasking di R. Joseph, il Principio 80/20 applicato al tempo di R. Koch, le 10 leggi naturali del successo di H. Smith, il NO Bullshit time manager di Dan Kennedy, le Tecniche per non rinviare di K. Blanchard, i Segreti per il controllo del tempo di Alain Lakein, l’Organizzazione dello spazio di Lemkhul-Lamping-Pollar, la Gestione della carta della Hemphill ecc. Ognuna di queste si concentrava su un particolare aspetto di questo affascinante argomento.

C’era chi consigliava di recuperare secondi e minuti durante la giornata, gestendo due cose alla volta. Ad esempio suggerivano di utilizzare dei timer per gli elettrodomestici o preparare la colazione la sera prima (il caffè freddo al mattino è insuperabile...), di usare il telefono mentre ci si lavava nella vasca (...vedendolo scomparire nella schiuma...), di farsi la barba con il rasoio elettrico durante il tragitto al lavoro (c’è chi ha provato con le lamette, ma alla prima frenata brusca ha smesso...per sempre).

Altri consigliavano di valutare tutti gli obiettivi e dividerli in progetti.  A sua volta i progetti venivano divisi in compiti e questi in piccole azioni da svolgere. Le azioni venivano poi assegnate nei vari giorni. Alla fine ti trovavi con delle giornate con 100 cose da fare (e il tempo per andare in ambulatorio dove lo trovo?) e non capivi neanche il perché.

Un’altra teoria era quella di creare giornalmente delle “To do list” ovvero “Lista delle cose da fare”. Si inserivano tutte le cose da fare per quella giornata (pazienti permettendo) e cercavi di svolgere più cose possibili. Alla sera ti accorgevi che le cose fatte erano molto poche e la lista era rimasta.  Allora la spostavi al giorno dopo, ma c’erano già delle altre cose da fare per la giornata successiva. In questo modo le “To do list” si trasformavano solo in “List” che si spostavano nel tempo sommandosi tra loro. Dopo un po’ ti accorgevi che il numero di cose da fare superavano il numero dei minuti disponibili della giornata e gettavi via tutto...

Altri ti consigliavano di gestire queste liste inserendo delle priorità. Quindi dovevi assegnare una A (cosa da fare e importante) o una B (cosa da fare) o una C (cosa da fare se hai tempo) alle varie incombenze. In questo modo il tempo veniva dedicato maggiormente alle cose importanti. Dopo qualche tempo però tutte le cose diventavano A...e si ricominciava con le liste.

Altre teorie invece partivano dall’alto. Si iniziava a definire la Visione generale, poi i Ruoli (Dentista, Padre, Marito, Amico...), quindi gli obiettivi per ogni ruolo. Si definivano degli spazi (block) per poter realizzare questi ambiti. Devo dire che questo è stato il metodo che ho utilizzato per più tempo. Ti chiariva il perché andavano fatte le cose e aveva il pregio di avere una visione di insieme, fornendoti una sensazione di controllo. Tuttavia con il tempo c’erano tante cose da fare come Dentista, molte come Padre e ancor di più come Persona. Questi ruoli litigavano tra loro per avere la precedenza, finendo per creare degli sdoppiamenti di personalità (un giorno a casa il Dentista vinse sul Padre e volle curare tutta la famiglia in cucina...).

Ognuna di queste filosofie però aveva un aspetto interessante che val la pena di sottolineare:

-Il tempo è una risorsa preziosa (è la nostra vita) e quindi bisogna cercare di utilizzarla al meglio evitando ad ogni costo di gettarla via (guardare la televisione con la famiglia può essere un buon modo di passare il tempo, ma guardare dei programmi insulsi solo perché non si sa cosa fare è perdita di tempo). Chiaramente ognuno decide personalmente come trascorrere le sua vita, ma ciò che dobbiamo chiederci sempre è :“C’è un modo migliore per utilizzare il tempo in questo momento”.

- Il tempo è una risorsa limitata. Va pensato come un recipiente in cui non si può mettere di tutto, ma solo un determinato numero di cose. Molto spesso si hanno gli “occhi più grandi della pancia” e quindi si pensa di poter fare moltissime cose in una giornata per poi rendersi conto che si è riusciti a fare ben poco. Questo non significa che siamo delle persone inconcludenti, ma in molti casi, che non abbiamo calibrato bene ai tempi.

-Programmare la giornata permette di renderla più produttiva e anche di sentirsi più realizzati alla fine della stessa. La programmazione non significa eseguire solo una lista di cose da fare, ma valutare realisticamente i tempi, affinché le attività vengano completate.

-Dare una priorità alle azioni da compiere, ci permette di impiegare meglio il tempo, in modo da evitare da impiegarne troppo per le cose non importanti e non urgenti (tipo guardare un programma televisivo, mettere in ordine la scrivania, andare a comprare le batterie...). Questi compiti sono normalmente più facili e veloci da realizzare e quindi ci danno una gratifica immediata, tuttavia influiscono ben poco nei nostri obiettivi personali.

- Avere una Visione, per capire esattamente dove ci porteranno le nostre azioni. In questo modo capiremo meglio la differenza tra le quattro categorie di priorità:

A importante e non urgente

B importante e urgente

C non importante e urgente

D non importante e non urgente

Nella maggior parte dei casi le attività che ci permettono di avvicinarci di più ai nostri obiettivi sono le cose “importanti e non urgenti”, come ad esempio organizzare meglio la gestione dello studio o realizzare alcuni importanti progetti personali. Questi non sono ambiti “urgenti” e quindi se non li risolviamo non arriva nessuna multa o non scoppia alcuna bomba (forse lo studio si..). Tuttavia queste mancanze con il tempo creano gravi ripercussioni. Dedicarci alla realizzazione di questi aspetti, ci aiuta a vivere una vita più serena e gratificante.

Parlando di gestione del tempo, non si può non notare un paradosso di questo millennio: ci sono tantissime invenzioni che ci fanno risparmiare tempo (personal computer, internet, trasporti veloci, nuovi elettrodomestici...), ma contemporaneamente ci manca sempre tempo, perché ci accolliamo ancor più incombenze di quelle che riusciamo a gestire con le risorse attuali. Questo perché dal mondo esterno riceviamo una quantità colossale di informazioni e nel mondo interno (la nostra mente) ne produciamo un quantitativo altrettanto smisurato tra idee e impegni che prendiamo con noi stessi con gli altri. In questa situazione risulta molto difficile riuscire a fare tutto e mantenere il controllo della situazione. Un’agenda, per quanto risulti uno strumento importante, può gestire solo una parte di tutto quello che dobbiamo organizzare. Anche definire una visione e delle priorità ci può senz’altro aiutare per focalizzarci su quanto deve essere fatto, tuttavia non significa che avremo meno lavoro.

Lo stress non deriva dalla mancanza di tempo, ma dagli impegni che abbiamo preso con noi stessi e con gli altri e che non abbiamo gestito in modo adeguato. Ogni attività, ogni incombenza che decidiamo di risolvere rimane nella mente, finchè non viene completata. Tutte queste “cose da fare” ingolfano la nostra testa. Come diceva Kerry Gleeson “Questa costante improduttiva preoccupazione per le cose che dobbiamo fare è il più grande consumatore di tempo ed energia”. Ne deriva che tutte le attività incomplete della giornata e di quelle precedenti, ci riempiono la mente, dandoci la percezione di avere tantissime cose da fare e poco tempo per svolgerle.

Il nostro cervello infatti può essere paragonato ad un computer. Le attività che dobbiamo eseguire si presentano nella nostra mente conscia, come sul monitor di un computer. Questa zona però è uno strumento di concentrazione non di stoccaggio: si possono pensare solo 2-3 cose contemporaneamente. Quindi riversiamo tali pensieri nella memoria a breve termine, la parte del cervello che registra tutte le questioni incomplete e non organizzate. Questa area funziona come la RAM del computer. Anche qui abbiamo uno spazio limitato e quindi si può registrare soltanto una quantità definita di cose.

La nostra mente deve quindi ricordarsi di molte “cose da fare” e “impegni da completare” come portare i bambini a fare sport, prenotare l’albergo per il corso, preparare la riunione con le assistenti, parlare con il commercialista, portare la macchina al controllo, organizzare la cena con gli amici, andare in palestra, telefonare al rappresentante per il nuovo materiale... Molte persone vanno in giro con la “RAM” piena zeppa e questo provoca un sovraccarico mentale, che causa stress e mancanza di concentrazione. Finché lasceremo che la nostra mente rimanga congestionata da una miriade di impegni da svolgere (magari riportati su numerosi post-it volanti...), difficilmente potremo sentire di avere il controllo della nostra vita. Per rendere possibile tale obiettivo è necessario che il nostro cervello sia libero da ogni incombenza, trasferendole in uno strumento che possa servire da “RAM” esterna. Quindi nel momento in cui pensiamo ad una determinata attività, la cosa migliore è registrare tale incarico su uno dispositivo di supporto, in modo da liberare la mente per gli impegni successivi.


Queste e altre teorie da applicare alla vita professionale e personale verranno spiegate nel

"Corso Tempo e Obiettivi" del 29 gennaio 2019 aUdine

Nello stesso corso verranno spiegati i principi de "Lavorare 3 giorni alla settimana"


Un metodo che ci permette di essere più tranquilli e concentrati, ma che al tempo stesso ci aiuta a realizzare le molteplici incombenze che dobbiamo svolgere ogni giorno, è quello di David Allen (“Getting Things Done”), diviso in cinque fasi principali:

1) RACCOLTA INFORMAZIONI

- raccolta iniziale: affinché la mente si distacchi dal suo compito secondario di aggrapparsi a tutto quanto deve essere completato, bisogna raccogliere tutto ciò che può rappresentare una “cosa da fare”. Questa fase iniziale e quella più impegnativa, in quanto necessita un po’ di tempo (quasi una giornata) per raccogliere tutte, dico tutte, le cose che dobbiamo fare o i progetti che vogliamo realizzare. Sarà poi importante organizzare dei contenitori fisici (raccoglitori, vaschette portadocumenti) in cui inseriremo tutte queste attività potenziali. Questi dati verranno poi distribuiti nelle varie “liste” che analizzeremo successivamente.

- raccolta successiva: La “raccolta totale” delle informazioni avviene soltanto in una fase iniziale. Successivamente (a metodologia avviata) le nuove idee e le informazioni che si affacceranno quotidianamente alla nostra mente, verranno riunite in un unico contenitore fisico (taccuino, block notes) o elettronico (palmare, cellulare) o audio (registratore digitale) che porteremo sempre con noi.

2) VALUTAZIONE:

-Valutazione iniziale: Una volta eseguita la raccolta iniziale dovremo esaminare tutto il materiale, un pezzo alla volta. La valutazione delle idee e delle informazioni rappresenta la base di questo sistema gestionale. Decidere a quali attività dedicarci è infatti l’unica cosa che possiamo gestire: non possiamo gestire il tempo, in quanto se abbiamo cinque minuti non li possiamo far diventare sei; non possiamo gestire un sovraccarico di informazioni, altrimenti avremmo un collasso ogni volta che entriamo in una biblioteca o ci connettiamo Internet; non possiamo gestire le priorità, in quanto le priorità non si gestiscono “si hanno”. L’unica cosa che possiamo coordinare sono le attività che svolgiamo e su cui abbiamo il controllo. Queste derivano dalle nostre idee e dalle informazioni che riceviamo ed è quindi importante eseguire un adeguato filtro in questo senso. Le informazioni che arrivano dall’esterno si possono solo raccogliere ed esaminare, mentre le attività si possono organizzare. Quando abbiamo in mano una nuovo “input” (idea, impegno o informazione) ci sono tre passaggi da seguire:

a)Chiedersi cos’è: per prima cosa è bene capire cosa abbiamo in mano per evitare, come succede spesso, che molti “input” siano soltanto delle informazioni gettate lì in attesa di venir lette chissà quando. In questo modo creiamo delle pile di documenti inutili, ma molto efficaci nel crearci stress e confusione.

b)Non è fattibile adesso: se non è fattibile ci sono tre alternative: cestinare (si dice che “il cestino è il miglior amico dell’uomo”), rimandare (da inserire nell’Agenda o in una lista “Prima o poi”), archiviare (da conservare nei raccoglitori).

c)E’ fattibile adesso: se invece la cosa è fattibile può essere un progetto (cioè un insieme di attività) o un attività singola. Nel primo caso verrà archiviato nella “Lista Progetti” (identificando le singole azione per lo svolgimento dello stesso), mentre nel secondo caso si valuterà la possibilità di svolgere l’attività. Nel caso di attività singola possiamo farla (se richiede meno di cinque minuti), delegarla (se richiede più di cinque minuti e non siamo la persona più adatta per svolgere questa attività), rimandarla (se richiede più di cinque minuti e siamo le persone più adatte per svolgerla, la inseriremo nell’Agenda).

-Valutazione successiva: la valutazione successiva viene poi eseguita settimanalmente, riguardo alle nuove informazioni e idee che ci sono pervenute, seguendo il medesimo percorso nella fase iniziale.

3) ORGANIZZARE: l’organizzazione non è nient’altro che la gestione delle informazioni ricavate dalla valutazione precedente. In particolare identificheremo le seguenti aree:

-Cestino: per eliminare definitivamente il materiale.

-archivio: fisico o informatizzato, per tutte le informazioni che vogliamo mantenere nel tempo.

-Lista progetti: per la raccolta di tutti gli ”input” che richiedono più attività. Ogni progetto viene diviso nelle azioni che serviranno per realizzarlo.

-Lista prossime attività: una lista delle attività singole e delle prime azioni di ogni progetto, da compiere il prima possibile.

-Lista attesa: la lista delle attività delegate ad altri.

-Agenda: contenitore delle attività con scadenza temporale. Vengono inserite soltanto le attività da compiere ad un’ora specifica o in un giorno preciso oppure le informazioni relative ad una giornata specifica. Queste sono le cose che vanno registrate nell’agenda, nient’altro! Cercare di tenere una serie di cose da fare annotata nell’agenda, lista che poi viene trascritta nel giorno successivo, se le attività non sono state completate, risulta demoralizzante e crea perdita di tempo. Inoltre se segniamo nell’agenda una lista contenente attività che non devono essere fatte per forza in quella giornata, queste sottrarranno rilievo alle cose importanti e/o urgenti che devono essere eseguite in quel giorno. Se ad esempio, devo chiamare un collega venerdì, perché è l’unico giorno utile per trovarlo, ma poi aggiungono alla lista altre cinque-sei telefonate meno importanti o non legate a quel giorno specifico, quando poi sarò immerso nella frenesia della giornata lavorativa, potrei rischiare di non chiamare il collega. La “Lista delle prossime attività” è il luogo più adatto per contenere tutti questi promemoria. In questo modo non ci sarà bisogno di riscriverli ogni giorno e l’agenda sarà più libera permettendo di concentrarci sulle cose importanti ed urgenti.

- Lista prima o poi / forse: è utile tenere un elenco delle cose che si vuole realizzare un giorno o l’altro. Questa lista rappresenta anche una buona fonte di ispirazione. E’ la zona di “parcheggio” per i progetti che è impossibile attivare subito, ma che non si vuole dimenticare completamente. In questo modo tali possibilità verranno ricordate ad intervalli regolari.

4)VERIFICARE: la mente non si lascia ingannare. Se inseriamo tutte le cose da fare in una o più liste, che poi non controlliamo più, l’ansia e lo stress per tutte le attività non completate, ritorneranno prepotentemente a farsi sentire e ricadremo nella condizione precedente. Se vogliamo trasferire ogni impegno dalla mente alla carta (compreso il suo carico emozionale) è importante eseguire una verifica periodica delle attività svolte e non.

Quindi ogni giorno controlleremo l’agenda, i nuovi input in entrata e la lista delle prossime attività.

Ogni settimana valuteremo la lista dei progetti, la lista in attesa, la lista prima o poi.

Ogni mese verrà aggiornato l’archivio. In questa verifica periodica si potranno anche rivalutare (ed eventualmente cancellare) le attività che non reputiamo più importanti.

5) FARE: a questo punto in base al contesto (data e luogo specifico), l’energia, il tempo a disposizione e la priorità, ci attiveremo per svolgere le azioni stabilite.

Utilizzo questo strumento da anni devo dire che è quello permette di realizzare i maggiori risultati. I tre fattori che fanno di questa metodologia, un eccezionale metodo per la gestione del tempo sono:

-Valutazione dell'attività: inserire ogni idea e informazione che passa per la mente nella vaschetta delle “cose da fare “, senza alcun filtro, crea un inevitabile e inutile accumulo di lavoro. Gestire bene il tempo significa chiedersi se quell’input (idea o informazione) da cui scaturirà la nostra azione, vale la pena di occupare una parte della nostra vita.

-Svuotare la mente: il trasferimento delle cose dal pensiero alla carta ci permette di avere sempre una mente lucida e attenta, evitando la spiacevole sensazione di “non avere tempo per tutto”. Questo è uno dei passaggi più importanti di questa metodica. È quindi importante identificare uno strumento fisico o digitale da tenere sempre a portata di mano per “ travasare” tali dati.

Monitoraggio: la verifica settimanale permette un controllo dei nostri progetti, mantenendoci focalizzati sul risultato. È molto più facile raggiungere i nostri obiettivi se rivisti periodicamente nel loro insieme.

Bill Blatchford afferma che la nostra vita professionale è composta da tre parti: la parte produttiva, la parte gestionale e la parte personale. Se ci si concentra soltanto sull’aspetto produttivo non considerando la parte gestionale della professione e del proprio tempo, si perde il piacere di godere dell’aspetto più importante, quello personale, che viene riempito da continue preoccupazioni e pensieri su ciò che dobbiamo ancora fare. Soltanto se ci dedichiamo equamente a questi tre ambiti possiamo riuscire ad avere una vita più completa.

 

Dr.Tiziano Caprara

Scritto da Dr. Tiziano Caprara

Coaching e Mentoring in Odontoiatria Laureato all’Università di Bologna. Si interessa da più di 10 anni di gestione dello studio dentistico. leggi tutto Website: http://www.tizianocaprara.com

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