Mastermindla nuova arma vincente

Mastermind

Si dice che il personale ausiliario determini il successo dello studio.

Questo è vero se viene utilizzato per ciò che effettivamente vale. Purtroppo in molti casi è ridotto al ruolo di semplice manodopera. Esegue gli ordini impartitigli dal dottore, il quale lo controlla per vedere se quanto richiesto venga poi eseguito. Questa soluzione (definita “il carabiniere”) non fa vivere bene né il dipendente, né il datore di lavoro. Inoltre riduce la creatività e la motivazione del personale.

Esistono vari metodi che aiutano a motivare e coinvolgere il personale (riunioni, piano incentivi, rinforzi positivi ecc), ma la metodica che ci aiuta a utilizzare al meglio la capacità creativa dei nostri dipendenti è senz’altro il Mastermind.

Con questo strumento possiamo trasformare della semplice manodopera in preziosa mentedopera.

Lo scopo è quello di utilizzare le potenzialità di ideazione e il coinvolgimento emotivo. Praticamente si crea un Camera di Consiglio personale, che ci permette di risolvere situazioni e di ottenere idee originali, efficaci e fattibili.

E’ molto diverso dal Brainstorming che fornisce soltanto idee creative (molte delle quali non attuabili) e che si riunisce soltanto per una situazione specifica. Il Mastermind è continuo e serve a seguire lo sviluppo dell’attività, attraverso la realizzazione di progetti o la risoluzione di problemi.

E’ una metodologia che esiste praticamente da sempre. Un gruppo mastermind viene definito da Napoleon Hill come “l’insieme di due o più menti che lavorano in armonia per il raggiungimento di un obiettivo comune definito”, in definitiva caratterizza un gruppo che si muove verso uno scopo. Faith Popcorn una delle maggiori esperte di trend futuri, lavora con gruppi di mastermind.

Il Mastermind nello studio dentistico:due tipologie

Nello studio dentistico si possono risolvere molti problemi attraverso questa metodica. Inoltre ci permette di realizzare concretamente le nostre idee e quelle del personale ausiliario, senza “affittare” un costoso consulente.

Esistono due tipologie di mastermind:

  • Comune: riguardante lo sviluppo di una visione / progetto comune (dello studio)
  • Individuale: riguardante il supporto individuale e la risoluzione di problemi personali (che riguardano sempre l’attività lavorativa) Anche il mastermind individuale, risolvendo una difficoltà operativa personale, permette il miglioramento dell’attività o dell’atmosfera lavorativa.

Mastermind pratico

Il mastermind si svolge in una situazione positiva e proattiva. Chiariamo subito che in questo caso non c’è spazio per il “Lamenting” ovvero per le sterili recriminazioni o le accuse reciproche (in tutta sincerità queste cose non dovrebbero neanche trovare spazio nell’attività di tutti i giorni...). La posizione infatti è quella di una sana proattività, cioè un atteggiamento positivo e di collaborazione.

Cosa serve:

  • 1 Almeno 2 persone, meglio se 4-7 (se più di 7 ci si può dividere in gruppi)
  • 2 Un oggetto che faccia da “testimone”. Potrà infatti parlare soltanto chi avrà il testimone, per evitare sovrapposizioni
  • 3 Un timekeeper cioè un cronometro o una persona che tenga il tempo
  • 4 1-2 ore a seconda degli argomenti e del numero di partecipanti
  • 5 Un quaderno/blocco dedicato all’attività in cui si segnano i suggerimenti e gli sviluppi del progetto.

Come si fa:

Le modalità sono due a seconda che ci si concentri sulla visone /progetto comune o sulla risoluzione di problemi personali legati allo studio.

Mastermind Comune su visione /progetto

Durante la riunione periodica ci si dispone a cerchio e si identifica chi tiene il tempo.

  • 1) Il dottore (o un altro componente del gruppo) parla del progetto comune che si vuole sviluppare (ad es. potenziare l’area igiene), o dell’idea che si vuole realizzare (ad es. migliorare l’esperienza prima visita), o di come superare un aspetto che riguarda tutto lo studio (ad es. come promuoversi efficacemente e dignitosamente). La descrizione deve essere completa e dettagliata e non deve durare più di 15’. Per stimolare la creatività di tutti e ridurre “limiti mentali personali”, è utile in questa fase spostare il focus su un altro studio ipotetico. Ad esempio si dirà: “Se un altro studio volesse
  • 2) Chi vuole dare il suggerimento deve prima prendere il testimone (un oggetto particolare, un pennarello...) per prendere la parola.
  • 3) Comincia con un’affermazione positiva (“sono soddisfatta della riunione...”, “sono contenta di lavorare in questo studio...” o altro) in maniera da focalizzarsi su aspetti positivi e ridurre il “lamenting”.
  • 4) Poi fornisce il feed-forward che, a differenza del feed-back focalizzato sul passato, statico e limitante, è uno strumento orientato al futuro e che offre maggiore creatività e flessibilità. La proposta può iniziare con un: “Se io fossi il titolare di quello studio farei...” e /o “Se io fossi il personale di quello studio farei...” e si descrive il suggerimento, che
    non deve essere troppo lungo e complicato.
  • 5) Ognuno cerca di fornire almeno un feed-foward dando indicazione originali, efficaci e fattibili (si possono dare dei punteggi riguardo tali aspetti).
  • 6) Il dottore fa da facilitatore cioè regola la riunione senza però dominarla.
  • 7) Si raccolgono le idee sul quaderno e per la volta successiva (o subito se si desidera) si elabora la soluzione o il comportamento da adottare.
  • 8) Se il suggerimento porta un notevole vantaggio allo studio si può premiare la persona (o le persone) che hanno contribuito al miglioramento.

Mastermind Individuale su problema /miglioramento personale

Questo mastermind riguarda tutti individualmente. Ognuno parla di un problema e a turno si forniscono suggerimenti per tale aspetto. In questo modo, ogni componente del gruppo ha a sua disposizione un insieme di consiglieri personali. Questo mastermind ha una durata più lunga, in quanto considera più argomenti. E’ però di gran lunga più utile poiché, oltre al consiglio, offre anche un supporto emotivo.

  • 1) Durante la riunione ci si dispone a cerchio
  • 2) Per 1-2’ ognuno pensa a un “topic” (lo si può preparare anche prima) cioè un problema da risolvere o un aspetto da migliorare, che riguarda l’attività lavorativa e su cui si vuole avere supporto, definire azioni, raccogliere idee ecc.
  • 3) Ognuno ha 20’ a testa per descriverlo e ricevere da ognuno almeno un feed-forward.
  • 4) Si usa sempre il “testimone” che viene passato a turno per parlare. Parla solo chi ha il testimone.
  • 5) E’ utile avere almeno un feed-forward da ognuno
  • 6) Chi fornisce il feed-forward inizia con la “buona notizia” cioè con una frase positiva (ad esempio “sono contento di questa riunione...” o altro..) e poi fornisce il feed-forward cominciando da “Se io fossi in te...”
  • 7) Il feed-forward deve essere positivo (NO lamenting) meglio se fattibile ed efficace.
  • 8) Chi riceve i consigli, dopo averli ascoltati prende nota nel quaderno e dice “grazie”.
  • 9) Alla fine dei 20’ tocca ad un altro esporre la propria situazione e ricevere i feed-forward.
  • 10) Al termine di tutti gli interventi, il dottore o un altro relatore raccogliere gli apprendimenti e li condivide con tutti. Si possono definire già da subito delle azioni da valutare per la volta successiva oppure ognuno elabora i feed-forward ricevuti e crea una soluzione o comportamento per l’incontro successivo.

Mastermind nel tempo

E’ utile fissare degli incontri periodici (almeno mensili) in cui si valuta se le azioni intraprese hanno permesso di risolvere il problema o di migliorare la situazione. Inoltre il fatto di dare una scadenza temporale (definita dalla riunione successiva), stimola la persona a realizzare l’azione o il comportamento definito durante il mastermind.
Linee guida di atteggiamento:

  • 1 Il contributo di tutti è auspicato
  • 2 Essere positivi
  • 3 Puntare alla soluzione non al problema
  • 4 Usare il tempo collaborativamente per condividere e non per mettersi in mostra
  • 5 Rispetto reciproco
  • 6 Atteggiamento di supporto aperto e con intento migliorativo, senza gelosie e insicurezze

Il mastermind è molto diverso dal brainstorming, in quanto è più mirato e concludente. Anche se già utilizzato da tempo in altre realtà, rappresenta una soluzione nuova nello sviluppo del team odontoiatrico e della nostra professione. E’ un utile strumento, che oltre a coinvolgere il personale e a identificare nuove opportunità, ci permette di affrontare l’attuale realtà con il supporto
(anche emotivo) delle persone con cui lavoriamo.

Scritto da Dr. Tiziano Caprara

Coaching e Mentoring in Odontoiatria Laureato all’Università di Bologna. Si interessa da più di 10 anni di gestione dello studio dentistico. leggi tutto Website: http://www.tizianocaprara.com