Prima selezione: L’annuncio

Prima selezione: L’annuncio

I Fase del processo di selezione

L'Annuncio

Pubblicare un annuncio costa, ma costa ancora di più assumere la persona sbagliata. Per questo è bene impostare correttamente la ricerca fin dall’inizio. L’annuncio deve contenere tutto ciò che si desidera in un’assistente. Deve avere delle caratteristiche ben definite sia per invogliare (aumentando il numero di risposte) sia per selezionare (risparmiando del tempo inutile). Infatti scrivere soltanto ”assistente studio dentistico cercasi telefonare a...” non solo fa sprecare del denaro, ma rischia di ingolfarci il telefono con richieste di persone che nulla hanno a che fare con il nostro lavoro. Nella costruzione dell’annuncio bisogna avere ben chiaro l’immagine della persona che si vuole attrarre. Ciò servirà per realizzare un annuncio preciso.

Se il testo contiene le caratteristiche della persona che ricerchiamo, svolge già una funzione di selezione. Un’altra funzione è quella di attrarre risposte. Se infatti ci ritroviamo soltanto con 3-4 risposte, difficilmente troveremo la persona giusta. L’annuncio deve stimolare almeno alcune decine di risposte.

Una formula di annuncio che soddisfa tali funzioni è la seguente:

Assistente di studio dentistico cercasi (la parola assistente deve essere la prima nell’annuncio in quanto vengono disposti per ordine alfabetico; inoltre identifica il ruolo)

15.000 - 18.000 euro lordi (se si hanno già deciso le ore che servono è utile inserire anche l’aspetto economico, attira maggiormente)

zona....  (importante definire la zona per evitare persone troppo distanti)

massimo 25 anni, part-time (è utile già conoscere in anticipo quale contratto si vuole definire)

sono necessarie ottime doti di comunicazione e rapporto con le persone. Si richiedono capacità organizzative e manuali (inserire le capacità generiche della persona che si desidera trovare)

utilizzo del computer... programmi... si richiede esperienza… (se si cercano ulteriori capacità specifiche)
automunita (ormai condizione necessaria, ma è sempre bene specificare)

scrivere mail xxxx@gmail.com…

(è importante creare una nuova mail- oggi facilmente ottenibile- per ricevere i curricula.  I motivi sono molteplici: lasciare il numero di telefono potrebbe riempire inutilmente la nostra segretaria; non tutte le dipendenti del nostro studio è bene sappiamo che si vuole assumere una nuova assistente; ci vuole più impegno e interesse a scrivere che a telefonare)

curriculum completo? (…che significa anche con foto…)

Nell’inserimento dell’annuncio è bene prediligere i fine settimana, in quanto esistono formule risparmio (3 giorni +1) e viene letto da un maggior numero di persone. Se interessa una certa fascia d’età è meglio pubblicarlo alla fine dell’anno scolastico, quando è terminato l’obbligo formativo e si cerca lavoro. Anche settembre è un buon periodo per gli annunci. Dopo la pausa estiva (e di riflessione...) c’è una maggior richiesta di lavoro.


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II Fase Selezione risposta

La selezione della risposta avviene attraverso due momenti: lettera e telefonata.

La Lettera

Una volta ricevute tutte le lettere, si inizia fare la prima valutazione, quella più superficiale, che permette di risparmiare un sacco di tempo, eliminando le persone non realmente interessate al nostro lavoro. Si possono catalogare tre grandi gruppi:

• SI (da sentire)

• NO (da eliminare)

• FORSE (seconda scelta)

I parametri di scelta dipendono da fattori generali: capacità di esposizione, richieste specifiche (età, uso computer), lontananza (auto munita), esperienza. Le esperienze e le referenze sono importanti solo se verificabili e se interessano il nostro ambito.

In generale per il nostro lavoro sono molto indicate le persone che hanno lavorato nel campo della ristorazione (cameriere di bar e ristoranti), in quanto conoscono bene il concetto di “servizio al cliente” e di impegno lavorativo.

Bisogna stare attenti a chi ha cambiato molti lavori (potrebbero esserci dei problemi fisici o caratteriali) e valutare con attenzione chi è al primo lavoro, in quanto può rappresentare un’incognita (potrebbe non conoscere il significato di “lavoro”).

La Telefonata

La seconda valutazione avviene per telefono. È una valutazione importante che si basa su vari criteri: timbro di voce, personalità, educazione.

Molte cose si possono cambiare, ma una voce stridula e sgraziata è molto difficile da modificare. Quella voce potrebbe essere il futuro biglietto da visita del nostro studio.
La personalità e l’educazione sono altre due cose che pochi riescono a nascondere al telefono. Davanti ad un oggetto (la cornetta del telefono) non tutti si impegnano a nascondere lati del carattere, come accade in un colloquio faccia a faccia.

In questa telefonata si possono scremare ulteriori colloqui inutili, chiedendo ragguagli sulla lettera e verificando velocemente alcune disponibilità (“ha detto che usa il computer ma che programma... non è automunita, ma come raggiungerà lo studio... che studi ha fatto... esperienze pregresse...”).

Quando ci si accorge, durante la conversazione, che non è la persona giusta e che quindi è inutile richiedere un colloquio di approfondimento, si può insistere sulle eventuali richieste specifiche del nostro annuncio (“per noi è importante che sappia usare il programma dentalsoft...lo conosce...no?...mi dispiace”) in maniera da far capire gentilmente che non è la persona che si cercava.

Quando si chiama è bene ricordarsi di specificare chi siamo e che annuncio abbiamo pubblicato. Spesso le persone rispondono più annunci contemporaneamente e non si ricordano sempre a chi hanno risposto.

Chi deve chiamare le candidate? Ci sono colleghi che amano farlo personalmente, per poter così dare un corretto giudizio. Tuttavia eseguire 50 o più telefonate richiede un impegno di tempo di alcune ore, oltre al fatto che dopo le prime 10 la nostra motivazione si abbassa notevolmente. È consigliabile delegare una persona di fiducia. Può essere la segretaria o l’assistente con più esperienza dello studio. In questo caso si indicano dei parametri di scelta (presentazione, voce) con cui definirà dei voti ad ogni candidato. Applicando correttamente tale filtro la rosa dei candidati si ridurrà ad un numero vicino alla dozzina. Si considerano, infatti, soltanto le persone che hanno raggiunto una votazione sufficiente. Nel caso i candidati fossero in numero eccessivo, si potrà alzare ulteriormente tale valore.

A questo punto ci si organizza per realizzare i colloqui conoscitivi....nella prossima puntata...

dr.Tiziano Caprara

PS per chi ha appena assunto una assistente/segretaria e la vuole impostare correttamente oppure ha già del personale che vuole motivare maggiormente nella realizzazioni dei progetti dello studio, può iscrivere al corso "Il personale che vogliamo " che verrà organizzato  il 17-18 maggio a Udine.

Scritto da Dr. Tiziano Caprara

Coaching e Mentoring in Odontoiatria Laureato all’Università di Bologna. Si interessa da più di 10 anni di gestione dello studio dentistico. leggi tutto Website: http://www.tizianocaprara.com

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