“Scusa Tiziano, ma quale programma consigli…”Il software gestionale dello studio

“Scusa Tiziano, ma quale programma consigli…”

"Scusa Tiziano, ma quale programma consigli…" penso che questa sia una delle domande che sento più frequentemente da parte dai colleghi. Non è facile però consigliare qualcosa che condizionerà la vita professionale di un dentista. Solitamente rispondo con una metafora: "acquistare un software gestionale è come sposarsi; in entrambi i casi bisognerà vivere insieme per molti anni e quindi bisogna pensarci bene". Quando si sceglie un programma gestionale o un partner (moglie o marito)  ci sono alcune regole che bisogna rispettare, se si vuole vivere una vita (professionale e personale) felice. Le regole sono le seguenti:

1. Bisogna conoscersi bene: non sposeremmo mai una ragazza/o che abbiamo conosciuto da poco o solo perchè qualcuno ce ne ha parlato bene. Il matrimonio sarebbe un rischio… Questo è purtroppo ciò che succede nell'acquisto di un software. Ascoltiamo cosa ci dice un collega (che lavora però in maniera diversa dalla nostra…),  parliamo con il rappresentante, vediamo la solita "demo" e poi decidiamo di comprarlo. In fin dei conti "non abbiamo tanto tempo da perdere" e poi "uno lo dobbiamo prendere…" inoltre ci fanno una buona offerta.  Immaginiamo di prendere moglie/marito allo stesso modo: non ho tanto tempo per decidere, una la/lo devo sposare, un amico me ne parla bene e il padre, in fondo, mi offre in dote dei buoni sconto…non so se qualcuno abbia utilizzato questo schema, ma è senz'altro un modo per rendersi la vita difficile. In tutti e due i casi è meglio conoscersi bene, per capire se il rapporto "funzionerà". Nel caso del software avere una demo da guardare da soli non è sempre sufficiente. Anche la visita di un rappresentante della durata di un ora o poco più, non serve a molto.  Se vogliamo veramente sapere se quel software ci potrà aiutare nella gestione della nostra attività, allora dobbiamo organizzare con il venditore (o meglio il programmatore) una presentazione della durata di una giornata. A questo incontro dovrà partecipare anche il personale, che utilizzerà quotidianamente tale strumento. Durante l'incontro chiederemo di esporci il caso di un paziente dal momento in cui entra in ambulatorio allo svolgimento della prima visita, presentazione del preventivo, accettazione dello stesso, definizione degli  appuntamenti, pagamenti, recupero credito… fino a tutti i monitor/report che desideriamo vengano forniti giornalmente.  E' importante che ci sia anche il personale ausiliario perchè il dentista da solo non riuscirebbe a sviscerare tutte le problematiche che potrebbero verificarsi durante le quotidiane operatività.  Chiaramente questo ha un costo (una giornata di mancata produzione e, in alcuni casi, anche la tariffa della giornata di formazione all'azienda del software) tuttavia soltanto così possiamo scoprire se quel programma potrà facilitarci la vita…o rendercela un inferno.

2. Scelta tra più alternative: anche in questo caso la metafora è appropriata. Conoscere soltanto una donna/un uomo non ci permette di capire se sia effettivamente quella giusta/o. Avere dei termini di paragone ci aiuta a giudicare meglio e questo vale anche per i programmi gestionali. Valutare un solo programma non ci fa capire le potenzialità o le debolezze del software. Vanno quindi valutati più programmi per poi riservare la giornata di formazione e approfondimento a due software. In questo modo dopo una prima valutazione generale (su più programmi) ed una particolare (riservata all'approfondimento di due software) potremo prendere le giuste decisioni.

3.Assistenza e formazione/aggiornamento continuo: il matrimonio non vive di vita propria, ma ha bisogno di amore e dedizione; così anche il software ha bisogno di formazione e assistenza. E' importante che l'azienda venditrice metta a disposizione dei continui aggiornamenti e conseguente formazione.  Inoltre è fondamentale definire il tipo di assistenza che ci verrà fornita.  Dobbiamo assicurarci che questo servizio non rimanga soltanto sulla carta. Call center che ci lasciano in attesa per decine di minuti o addirittura che rimandano gli interventi di qualche giornata non sono certo da preferire. La nostra attività dipende dal programma gestionale,e quindi avere il computer o il software bloccato per molto tempo, può significare perdita di lavoro per noi e disservizio per i pazienti. L'assistenza deve essere immediata o al massimo agire entro poche ore. Questo servizio viene solitamente offerto e pubblicizzato dalla maggior parte delle aziende, bisogna però assicurarsi che venga effettivamente realizzato. Possiamo richiedere una lista di nomi di colleghi che già utilizzano il software e contattarli per avere notizie in merito.  Anche gli aggiornamenti sono fondamentali. Oggigiorno gli aspetti burocratici e informatici evolvono ad una notevole velocità (GDPR, fatturazione elettronica, nuovi sistemi operativi) ed è quindi importante che ci sia una squadra di programmatori che segua tali aspetti.

4.Costo: si sa che sposarsi ad un donna/uomo con notevoli "richieste" economiche non aiuta certo il matrimonio.  Allo stesso modo anche un programma gestionale non deve richiedere investimenti continui. Attenzione, non dico che va scelto il software che costa meno o di risparmiare a riguardo. Un buon programma non solo ci fa risparmiare, ma anzi ci permette di aumentare le entrate, analizzando ciò che si spreca e le aree in cui siamo disorganizzati. Tuttavia esistono software che richiedono il cambio di tutto il parco macchine informatico, compreso i sistemi di acquisizione immagini (radiografia digitale), con conseguenti investimenti elevati.  Esistono inoltre alcune aziende che richiedono costi di assistenza talmente onerosi che alla lunga superano il costo di acquisizione. Questo aspetto va valutato attentamente, cercando di capire il costo/beneficio di tale acquisto.

5.Possibilità di Personalizzazione: sappiamo che è difficile se non impossibile far cambiare abitudini al proprio partner e quindi spesso siamo noi che dobbiamo adattarci ai suoi comportamenti.  Anche per i programmi gestionali è così: siamo noi che dobbiamo adattarci e non viceversa. Sarebbe bello avere dei programmi su misura per noi, per il nostro modo di lavorare. Purtroppo questi software sono molto complessi, spesso costruiti per realtà commerciali (basta vedere certe prime note) e quindi sono difficili da modificare. Anche la personalizzazione che pubblicizzano solitamente è molto banale.  I costi per le modifiche sono elevati e una volta che il programma viene impostato rimane quello.Dobbiamo quindi adattarci cercando quello meno distante dal nostro modo di lavorare. In rari casi ascoltano le indicazioni dei clienti, ma solo per piccoli cambiamenti. In alternativa c'è il "fai da te", ma sono pochi i dentisti che sono anche programmatori…

6. Vendita sotto pressione: saremmo tutti spaventati o imbarazzati se una donna/uomo conosciuto da poco, continuasse insistentemente a proporci di sposarlo/a.  Allo stesso modo la vendita "sotto pressione" deve metterci in allarme. Firmare offerte del tipo "senza impegno" oppure "guardi è solo per bloccare uno sconto" sono spesso dei veri e propri impegni all'acquisto. In questi casi vale la regola di non firmare MAI nulla se non siamo effettivamente convinti dell'acquisto.

7.Esclusività: un aspetto fondamentale è senz'altro l'esclusività, anche nel rapporto con il partner la richiediamo. Sono quindi da preferire imprese che si dedicano esclusivamente alla creazione, assistenza e vendita di programmi gestionali per dentisti. Esistono anche aziende che gestiscono software per altri settori (medici, banche ecc) e che quindi considerano il ramo dedicato all'odontoiatria un'attività secondaria o parziale. In questo modo il loro impegno sarà proporzionale alla quota di fatturato di quel particolare prodotto e se l'odontoiatria varrà di meno della medicina o del settore bancario, anche l'attenzione nei nostri confronti sarà ridotta.  Altre aziende offrono un'attività di consulenza accessoria. Il giorno prima erano venditori o programmatori e poi dopo un corso motivazionale di vendita (solitamente sempre il solito…quello di miocuggino….) si improvvisano esperti. Personalmente sto lontano da queste persone che spesso hanno solo l'obiettivo di aumentare i profitti a spese del dentista. Le testimonianze  che infatti arrivano dai colleghi confermano tale giudizio.

8. Rapporto e fiducia: questo alla fine è l'aspetto più importante, che sia un matrimonio o l'acquisto di un programma gestionale. Quando compriamo un software diamo il permesso a degli estranei di influire sulla nostra attività professionale e di conoscere i nostri numeri personali. Dobbiamo quindi avere un ottimo rapporto di fiducia con queste aziende/persone. Solitamente la grande azienda non riesce a creare questo tipo di rapporto, in quanto si basa solo sulla vendita di un prodotto a basso costo. La piccola azienda solitamente ci riesce meglio. Esistono però casi anche di piccole aziende in cui titolari si sono comportati in maniera scorretta nei confronti dei propri clienti odontoiatri.  Purtroppo non esiste una regola per valutare questo aspetto. L'unica strumento che ci può aiutare è il passaparola. Il nostro è un piccolo mercato. Se alcuni colleghi hanno avuto spiacevoli esperienze , se sappiamo che soltanto UNO è rimasto truffato da una di queste aziende, è consigliabile girare alla larga…potrebbe capitare anche a noi. Personalmente conosco varie storie a riguardo e considero quest'ultima regola quella più importante.

9.Divorzio: Questa è la parte più dolorosa, in ogni tipo di rapporto. C'è infatti una perdita emozionale-affettiva ed una razionale-economica. Quando cambiano un programma gestionale ci troviamo a dover riorganizzare l'intero sistema. Questo comporta notevoli problematiche (e arrabbiature…) dovute al fatto di dover trasferire i dati di centinaia/migliaia di cartelle mentre stiamo lavorando. Inoltre anche la formazione del personale e i tempi di apprendimento per imparare ad usare un nuovo programma gestionale ci crea una ulteriore perdita economica. Nel passaggio vanno considerati almeno sei-dodici mesi in cui ci troveremo a convivere con problematiche gestionali più o meno gravi.

Queste regole ci possono essere d'aiuto nell'acquisto di un programma, ma non rispondono alla domanda "quale mi consigli". Come ho anticipato per il momento non posso consigliare alcun software, in quanto questo dipende molto anche dal modo in cui ognuno gestisce la propria attività. In ogni caso quanto ricordato può già darci delle utili indicazioni nel processo di scelta.

Per fornire delle ulteriori indicazioni ho voluto eseguire una ricerca sui programmi gestionali più scelti e apprezzati dai colleghi. Ho posto due domande, che valutano aspetti diversi:

A)quanto un'azienda riesce a vendere 

B)quanto viene apprezzata.

Il programma più venduto infatti non è detto che sia per forza il migliore; magari la ditta in questione attua degli investimenti  commerciali più aggressivi rispetto alle altre aziende venditrici. Personalmente ritengo più significativa la domande sulla soddisfazione dei colleghi. Questo dato infatti valuta in che misura il programma ha raggiunto le aspettative del dentista.

Questionario

Tramite la Quaeris, una ditta specializzata in questo tipo di indagini, ho chiesto a 924 colleghi qual'era il programma utilizzato e se ne erano soddisfatti. Ciò che si nota subito è una discrepanza, tra il numero di vendite e il livello di soddisfazione, soprattutto per alcuni programmi. A riguardo faccio due sole precisazioni, per il resto lascio a voi la lettura dei dati. 

Quaderno elettronico e Pixel sono la stessa versione del programma.

Dental Trey ha un programma che si chiama Sorriso che ultimamente, pur funzionando bene, è stato sostituito dalla nuova versione Uno, che però ha meno installazioni. Questa ultima versione supera in soddisfazione la precedente versione.

Per il resto conosco quasi tutti i software qui presentati e penso che tali risultati corrispondano alla realtà.

Vendite di programmi gestionali

Questo grafico si riferisce alle vendite e quindi rappresenta la quota di mercato dei campione considerato. Può senz'altro non essere rappresentativa dell'intero mercato italiano, ma è già una  indicazione. Orisdent infatti è senz'altro il prodotto più venduto tra i programmi gestionali nazionali. Da notare che un 15,8% non usa programmi gestionali. Questo articolo potrebbe essere utile nell'acquisto del prossimo programma. Il 13,9% sono programmi minori che ho riportato nella lista allegata (1)

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Soddisfazione dei dentisti

Questa domanda è senz'altro più importante, perchè fa notare quale sia il gradimento da parte dei colleghi.  Anche in questo caso bisogna ricordare che questa ricerca si riferisce ad un campione di  circa 1000 dentisti e quindi non rappresenta completamente il mercato italiano dei software gestionali. Può dare però, delle utili indicazioni.

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Detto questo, quali caratteristiche dovrebbe avere un programma gestionale? Difficile a dirlo in quanto non esiste UN modo di gestire lo studio dentistico, ma tanti quanti sono i dentisti. Ognuno infatti ha una propria personalità e organizza lo studio in base a questo. Certamente ci sono delle costanti, ma potrebbero non valere per tutti.

Gli aspetti base solitamente sono i seguenti:

-cartella con anamnesi

-gestione agenda

-gestione immagini

-fatturazione  prima nota

-gestione produzione

-recupero crediti

Esistono poi molti aspetti avanzati di monitoraggio periodico che funzionano molto bene e danno subito delle indicazioni per migliorare l'attività. Personalmente penso che il fatto di lavorare 3 giorni alla settimana e mantenere lo stesso fatturato, sia stato possibile grazie al monitoraggio continuo dei dati, che mi ha permesso di eliminare sprechi e migliorare l'organizzazione degli operatori e del personale. Attualmente per l'elaborazione utilizzo Excel, in quanto il programma gestionale che uso non può essere personalizzato e ha quindi delle limitazioni. In futuro però tali idee potrebbero venir implementate in maniera da poter essere messe a disposizione di tutti i colleghi.

Da questa indagine e da questi consigli possiamo già ricavare alcune indicazione qualora volessimo scegliere un software. Tuttavia un ultimo consiglio è d'obbligo. Qualsiasi software venga utilizzato è bene conoscerlo al meglio in maniera da diventare più autonomi possibili. Esistono infatti  aziende di consulenza che periodicamente si presentano in ambulatorio e tutto ciò che fanno non è altro che elaborare e stampare dei "report" dal programma in uso. Probabilmente una migliore  automatizzazione di tali software potrebbe portare ad una maggiore autonomia gestionale da parte dei dentisti.

Senz'altro il programma gestionale è oggi uno strumento indispensabile nella nostra attività (anche se il 15, 8% non sembra esserne convinto…). Sempre di più in futuro avremo bisogno di un software automatizzato con funzioni previsionali  che, insieme ad un buon consulente fiscalista/commercialista, ci sappia indicare le scelte corrette da compiere.

Di questo parleremo anche al prossimo corso "La professione che verrà" a Bardolino il 23-24 novembre…"

un saluto

dr.Tiziano Caprara

1) LISTA programmi meno rappresentati nel copione considerato (in ordine di vendite):

  • ZeroBase
  • Dentalsoft Orange Evolution
  • Dentus
  • Ergo Soft
  • Dento
  • Excel
  • DeORnet
  • FormatDental
  • Dr.Tooth - Celdas
  • Infostudio
  • Filemaker (autogestionale)
  • MethoDent
  • Microsoft Openoffice
  • Sistema cartaceo
  • Dental Management System (DMS)
  • Sanosoft Dent
  • AlfaDocs
  • Danea
  • Stu-dente
  • Medsys
  • TeamSystem
  • Method
  • Tivis
  • DentalNet
  • ZaWin®

Scritto da Dr. Tiziano Caprara

Coaching e Mentoring in Odontoiatria Laureato all’Università di Bologna. Si interessa da più di 10 anni di gestione dello studio dentistico. leggi tutto Website: http://www.tizianocaprara.com

4 commenti

  • Massimo Bigolin scrive:

    Esaustivo come sempre. Mi rammarica di vedere il programma che da poco ho scelto (Alfadocs) essere fra quelli meno rappresentati

  • Effettivamente è da poco sul mercato. Forse non tutti amano il cloud…

  • Germano scrive:

    Ciao Tiziano, mi permetto di dire qualcosa anche io, visto che forse sono uno dei dentisti più qualificati a giudicare visto che sviluppo Dento da molti anni, io ora non avrei dubbi a comprare Alfadocs, ottima assistenza, è in cloud, sono quelli che ascoltano di più i dentisti e si “sbattono” molto, la loro soluzione per GDPR e Fatturazione elettronica forse la migliore.
    Non ho detto Dento perché per un dentista imbranato l’assistenza non è sufficiente e per la maggior parte dei dentisti è fondamentale.
    Quello che manca di più ai programmatori di gestionali sono i dentisti che indichino loro cosa serve…..
    Buffo che ci sia Dento in classifica, io non so quanti ce l’hanno……

  • Gentile Germano
    so che hai realizzato Dento (sei venuto a mostrarmelo a suo tempo) e so che fai parte del gruppo di dentisti che promuove Alfadoc. Ognuno ha le sue preferenze e la ricerca ha messo in evidenza quello che i dentisti gradiscono di più.

    Sono d’accordo con te (e personalmente lo trovo molto strano) che i programmatori “pensano di sapere cosa i dentisti pensano”….

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